N°1 - mai 2013
Hervé de Trogoff

Responsable du programme PHARE 

EDITO

L’équipe du programme PHARE est très heureuse de vous présenter ce 1er numéro de notre newsletter. Grâce à la mobilisation et au dynamisme des acheteurs hospitaliers, des chantiers majeurs ont été enclenchés collectivement depuis 18 mois. Le projet ARMEN en est le meilleur exemple : les deux premières vagues ont déjà permis d’identifier et de mettre en commun plus de 150 bonnes pratiques déployées avec succès sur le terrain et dont chaque hôpital, quel que soit sa taille, peut s’inspirer pour progresser. Dans le sillage des « locomotives » historiques (UniHA, Resah IdF, Unicancer),  les groupements de commande régionaux sont engagés dans une réelle dynamique de progrès. Et surtout les premiers succès sont là : plus de 70 établissements sont en cours d’élaboration de leur premier plan d’actions achat ; de nouveaux marchés mutualisés à fort impact économique se déploient, sur le modèle des fluides médicaux ; la quasi-totalité des régions a signé une convention avec l’UGAP pour bénéficier automatiquement de meilleurs prix sur 6 segments d’achats courants…. 2013 est une année charnière pour le programme, une année de déploiement et de progrès continu : accompagnement des établissements dans l’élaboration de leur plan d’actions achat,  lancement d’une troisième vague ARMEN dès septembre prochain, appui au renforcement des groupements de commandes territoriaux... Nous devons encore aussi renforcer la mobilisation des dirigeants des établissements. Les achats sont un des meilleurs investissements pour un hôpital, non seulement en termes de gains, dont on ne peut se passer dans le contexte actuel, mais aussi parce qu’une démarche de transformation des achats favorise des modes de travail plus collaboratifs, permet de réinterroger ses pratiques, de diffuser de l’innovation…Soyons ambitieux ! Nous avons tous à y gagner.
 

AGENDA 2013

13ème comité des marchés 
15 mai

conférence « les achats : quel potentiel pour un décideur hospitalier ? », salon Hôpital expo
29 mai

Prochaines restitutions régionales ARMEN vague 2
29 avril : Alsace                             
22 mai : Midi-Pyrénées
05 juin : Poitou-Charentes
11 juin : Haute Normandie
18 juin : Languedoc-Roussillon
20 juin : France-Comté     


Comité national des achats
16 mai : 19ème comité des achats hospitaliers
13 juin : 20ème comité des achats hospitaliers
18 juillet : 21ème comité des achats hospitaliers

Septembre / décembre : projet ARMEN vague 3 (10 segments)

CHIFFRES CLÉS

172 M€ de gains achat réalisé par les établissements et les groupements en 2012 !
54 M€  de gains générés par les plans d’action achat des établissements
58 M€ de gains procurés par les groupements régionaux à leurs adhérents
67 M€ de gains engrangés par les opérateurs nationaux (Uniha, UGAP, Unicancer) 
 
Les établissements déclarent un gain moyen 2012 de 964 154 € répartis comme suit :
 

ACTUALITÉS
 
ARMEN 2 : 3 mois de travaux, 84 recommandations opérationnelles, un potentiel de gain d'achat d’1 Md €
 
Les résultats de la 2ème vague du projet ARMEN, lancée le 13 novembre 2012, ont été présentés le 20 février dernier au ministère chargé de la santé, en présence de 300 participants du monde hospitalier. A l’issue des 3 mois de travaux 84 recommandations opérationnelles ont été identifiées pour un potentiel de gain d'achat d’environ 1 Md€ en 3 ans. Ce montant représente plus de 13% des dépenses sur les 10 domaines de cette 2ème vague : médicaments, énergie, petit matériel médico-chirurgical non stérile, équipements d’endoscopie, alimentation, nettoyage, serveurs informatiques, fournitures de bureau et gestion des déchets et solutions d’impression.
 
Quelques exemples de bonnes pratiques :
  • accélérer le passage aux génériques (médicaments) en inscrivant des clauses de résiliation de fin de monopole dans l’appel d’offres,
  • définir le juste besoin et la stratégie de marché pour les achats de consommables médicaux en associant l’acheteur, le prescripteur et le cadre de santé,
  • acheter le gaz sur le marché libre plutôt qu’au tarif réglementé
  • mutualiser les achats de médicaments au niveau régional,
  • recourir à la tierce maintenance pour les équipements d’endoscopie
  • mettre en place des budgets par pôle pour les achats de fournitures de bureau,  utiliser systématiquement les consommables d’impression compatibles plutôt qu’à la marque,
  • etc…
Félicitations à l’ensemble des participants pour la qualité des travaux et pour leur investissement personnel !
 
Les dossiers ARMEN sont téléchargeables sur le site des ARS ou sur demande auprès de l'équipe PHARE

ARMEN chiffres clés
 
vague 1
Périmètre : 9,5 Mds €
Potentiel de gains : 1,2 Md €
77 opportunités identifiées
 
vague 2
Périmètre : 8,2 Mds €
Potentiel de gains : 1,1 Md €
84 opportunités identifiées
Marie-Antoinette Lantis Marie-Antoinette Lampis 

Chargée de mission performance des achats et de la logistique hospitalière
ARS  Languedoc-Roussillon
 
Directeur d'hôpital, j'ai assumé les fonctions de coordonnateur de 2 groupements d'achats. Je connais donc bien ce domaine et le fonctionnement des centres hospitaliers.
 
A l’annonce du programme PHARE, comme beaucoup de mes collègues, ma première réaction a été un sentiment de lassitude. Encore des efforts sur les achats, trouver des marges, c’est déjà ce que nous faisons au quotidien et depuis longtemps. Comment aller plus loin ?  Oui mais, combien de fois me suis-je dit, « il y a forcément un collègue quelque part qui a déjà travaillé sur ce sujet, comment récupérer son expérience » ou « si seulement je savais si quelqu’un a le même besoin que moi en ce moment.. » ou encore « quels sont les fournisseurs susceptibles de me fournir cette prestation ? » Le programme PHARE a pu répondre à ces questions car sa dynamique s’articule essentiellement autour des échanges de bonnes pratiques, qui sont nombreuses mais souvent peu connues.
 

« je joue un rôle de facilitateur de la politique d’achat »
 

La mission que j’ai acceptée au sein de l’ARS est une mission d’accompagnement des établissements. Il s’agit de jouer un rôle d’animateur, de « facilitateur » de la politique d’achat. Je suis là pour aider mes collègues à  maintenir  la qualité des soins dans un contexte économique très contraint, pas pour décider à leur place. Je peux avoir une vision globale des pratiques dans la région, faire un diagnostic, proposer des organisations, accompagner des changements notamment dans la mise en place ou la réorganisation de groupements d’achat. Le projet ARMEN et les échanges nationaux entre les animateurs des différentes régions permettent de recenser ces bonnes pratiques et de les diffuser dans la région.
Philippe Honoré Philippe Honoré
 
Responsable Achats et Approvisionnements
Centre Hospitalier de Valenciennes

Comment les achats sont-ils structurés au sein de votre établissement ? 
La fonction Achat s’inscrit dans une politique de notre établissement de grande déconcentration de gestion aux pôles. Les acheteurs se concentrent sur la performance des marchés avec nos fournisseurs (optimisation des coûts, de la qualité, des délais). Nous avons quatre groupes d’acheteurs répartis sur les pôles Logistique, Pharmacie, Biologie, et Direction Générale. Nous avons mis en place depuis 2011, sur l’impulsion de Phare, des mécanismes d’échanges et de coordination pour les acheteurs afin d’améliorer notre performance et d’augmenter l’efficacité d’un modèle d’organisation Achat transversale. Nous bénéficions depuis plusieurs années de la mutualisation : nous sommes adhérents du GCS UniHA, notre hôpital porte un groupement de commande de niveau départemental. Ce sont de vraies opportunités qui permettent de bénéficier de contrats avantageux suivant les segments d’achat concernés, mais également de travailler en réseau pour partager les pratiques et gagner en efficacité.
 
Quelles sont les bonnes pratiques achat mises en place, notamment en matière de dialogue prescripteur-acheteur  ? 
Depuis 2010, nos procédures de gestion ont intégré une organisation « GPA » (Groupe Projet Achat) . Ce processus de gestion permet de constituer une équipe composée d’un expert dans le domaine, un représentant de la cellule marché, un représentant du pôle prescripteur et d’un acheteur. Le GPA se constitue dès l’émergence du besoin jusqu’au choix des fournisseurs. Il s’inscrit parfaitement dans le programme Phare que nous déployons. L’acheteur anime le GPA et bénéficie des compétences et connaissances de chaque membre, il apporte un éclairage sur le marché fournisseurs (et leur stratégie commerciale), il a également pour rôle de définir une stratégie d’achat. Cette organisation permet de rendre « acteur » du processus Achat le prescripteur : meilleure définition du juste besoin, meilleure exécution de nos contrats avec nos fournisseurs. Nous devons maintenant progresser avec l’aide de Phare, sur les objectifs de gains et la mesure de la performance.
 

« Le programme PHARE est une vraie opportunité pour les achats et les acheteurs »


De quelle manière participez-vous au programme PHARE ?
Avant que le programme PHARE ne soit lancé officiellement, nous avions été amenés à témoigner et à participer à des groupes de travail de la DGOS. Ce programme est une vraie opportunité pour les achats et les acheteurs. En effet, même si la fonction Achat a pu évoluer à travers nos participations à UniHA (fonctionnement en réseau, acheteurs de filière, meilleure visibilité dans le monde hospitalier, …), PHARE permet d’améliorer la communication et de mettre en place des mécanismes de structuration de nos organisations Achat. Plusieurs acheteurs de notre CH ont ainsi participé volontairement à ARMEN sur différents segments. Actuellement, nous portons nos réflexions et nos outils sur la mesure de la performance et la remontée des gains. Nous restons disponibles vis à vis de l’équipe PHARE pour mettre en œuvre opérationnellement cette démarche : c’est une clé de réussite pour nos établissements et la visibilité de la fonction Achat.

Quizz presto : testez vos connaissances sur le programme PHARE    


Question 1 : Qu’est-ce qu’ARMEN ?
 
Réponse 1 : un phare à la pointe ouest de la Bretagne connu pour le défi qu’a représenté sa construction
Réponse 2 : une nouvelle émission télévangélique
Réponse 3 : un projet d’échange de bonnes pratiques achat sur 10 segments
 
 
Question 2 : Qu’est-ce qu’un PAA ?
 
Réponse 1 : la fusion du PEA et du livret A
Réponse 2 : un Plan d’Action Achat Annuel
Réponse 3 : la note maximale attribuée par Moody’s à un achat performant

Les réponses dans le dossier internet PHARE
Comité de rédaction / direction générale de l'offre de soins
Hervé de Trogoff
Marc Bouche
Ronan Guiheneuf
Lucie Dufour

Maquettage
Aurélien Chauveau

Contact
dgos-achats-hospitaliers@sante.gouv.fr


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