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N°2 - octobre 2013

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Hervé de Trogoff

Responsable du programme PHARE

EDITO

L’acheteur « de demain »
Depuis 2 ans, de multiples chantiers ont été ouverts pour accroître la performance de la fonction achat : transformation des organisations, accélération des échanges de pratiques, diffusion d’une culture commune de calcul des gains, performance accrue des groupements... Les efforts et la mobilisation de tous portent leurs fruits : avec près de 300 M€ de gains achat attendus cette année, les acheteurs hospitaliers seront les premiers contributeurs au retour à l’équilibre financier des établissements, tout en préservant la qualité des soins. C’est une réelle réussite collective.

Forts de ces premiers succès, comment continuer à progresser dans les années qui viennent ? Des gains sont-ils encore possibles ? Où est le potentiel ? Ces questions sont légitimes et posent la question de fond du rôle de l’acheteur de « demain ».
Quelques éléments de réponse : dans un contexte financier difficile, il est clair que la recherche de la performance économique restera une priorité. La bonne nouvelle, c’est que le potentiel d’optimisation est toujours présent, ne serait-ce qu’en raison des innovations du marché, de l’évolution des besoins, de l’émergence de nouveaux projets. Pour répondre à ce défi permanent, l’acheteur devra s’inscrire dans une recherche annuelle de progrès avec les prescripteurs et approfondir tous les leviers. Seconde tendance, l’acheteur en relais des stratégies nationales et locales : nous priorisons aujourd’hui nos actions en fonction du potentiel de gains et de la capacité à déployer (enjeux/efforts). Probablement que ce deuxième critère évoluera de plus en plus vers l’alignement avec le projet de l’établissement. L’acheteur devra faire preuve d’une forte capacité à être intégré dès l’amont des projets stratégiques et à les faciliter par ses compétences de gestion de projet, d’animation…. Seul, ce sera difficile. L’acheteur devra donc se mettre en réseau encore plus qu’aujourd’hui pour partager expertises et idées.
Un chef de projet, stratège, en réseau, orienté sur la dimension économique : voici donc un premier portrait de l’acheteur « de demain ». N’hésitez pas à nous faire part de votre vision et surtout n’oublions pas notre horizon immédiat : la réalisation des Plans d’Action Achat 2013 et 2014.

Découvrez le book des fiches action ARMEN 1 !

AGENDA 2013

Projet ARMEN vague 3

17 décembre : restitution des travaux, suite au lancement du projet le 12 septembre au ministère de la santé

Lancement des groupes expert ARMEN vague 2

Octobre 2013

Lancement de la campagne de remontée des gains achat 2013

Début décembre 2013

Comité national des achats

17 octobre : 23ème comité des achats hospitaliers
14 novembre: 24ème comité des achats hospitaliers
19 décembre : 25ème comité des achats hospitaliers

Comités régionaux des achats

5 novembre : comité des achats Nord Pas-de-Calais
18 novembre : comité des achats Bretagne
5 décembre : comité des achats Pays de la Loire
19 décembre : comité des achats Centre
9 janvier 2014 : comité des achats Lorraine

CHIFFRES CLÉS (2013)

Objectif de gains 2013 : 320 M€
Gains à mi année : 200 M€
Établissements participants aux PAA : 127
dont 81 de grande et très grande taille
Nombre de participants ARMEN vague 3 : 120
Nombre de réunions des groupes segments sur ARMEN vague 3 : 51
Gains escomptés sur l’accord-cadre UNIHA/UGAP sur le gaz : 12 M€ annuel soit près de 13 % du périmètre traité

ACTUALITÉS

Nouveau !

Les outils du programme PHARE s’enrichissent

La 1^ère base de données des plans d’action achat (BDD PAA) est à disposition des établissements pour enrichir leur réflexion. C’est un outil complémentaire d’Armen pour tout responsable achat qui souhaite alimenter son PAA.

La base recense 709 actions menées dans 7 Régions par 29 établissements. Une sélection des principales *Actions Etoiles* (85 actions) est aussi disponible pour permettre une recherche simplifiée ! La seconde vague de la base recensera près de 2000 actions menées dans 46 établissements et groupements.

Pour plus d’information, contactez l’équipe PHARE : dgos-achats-hospitaliers@sante.gouv.fr

Un book de fiches action opérationnelles suite aux travaux de la vague 1 ARMEN

Il recense 26 fiches action opérationnelles et va être diffusé aux centres hospitaliers via les ARS.

Objectif : favoriser la prise en main des recommandations par les directions achat et le renforcement du travail en réseau pour les acheteurs hospitaliers. Une quarantaine de professionnels hospitaliers ont travaillé en équipe pendant plusieurs mois à l’élaboration de ces fiches en vue d’accélérer les échanges de pratiques.

Pour consultez le book : www.sante.gouv.fr/phare

Lancement de la vague 3 du projet ARMEN
Le vague 3 du projet ARMEN a été lancé le 12 septembre dernier. Plus de 120 acheteurs et prescripteurs participeront à la recherche des meilleures pratiques achat sur 10 nouveaux segments : simplification du processus achat/approvisionnement (zone nord, zone sud), DMI, les fournitures d’ateliers, l’intérim médical et non médical, les équipements logistiques, les prestations intellectuelles, les équipements de bloc opératoire, les PC en coût complet et les équipements de plateau technique de consultation. Rendez-vous le 17 décembre au ministère de la santé pour la restitution des travaux !

PAA : encore un acronyme financier ? Une dérivée du PEA ?

Et bien non, PAA signifie Plan d’Actions Achat…avec des objectifs finalement proches du PEA puisque tous deux visent des gains financiers.
C’est en 2011 que la démarche d’élaboration de Plan d’Actions Achat (PAA) dans les établissements de santé a été lancée par la DGOS, avec l’appui en région des ARS. Il s’agit pour un ES de mobiliser tous les acteurs de la fonction Achats pour réfléchir à l’optimisation et à la stratégie de leur achats. Ces acteurs devront ensuite instaurer un dialogue, un échange participatif, avec les prescripteurs, pour augmenter l’efficience de la démarche. C’est finalement une mobilisation large, qui évolue au cours du déroulement du projet et rencontre bien souvent une adhésion croissante.
La démarche suit une méthodologie assez simple et intuitive, dont le CH d’Avignon a été le pilote pour sa mise en pratique : d’autres ES qui ont permis ensuite de la tester. Désormais bien rodée, sa mise en pratique suscite à la fois de l’enthousiasme mais aussi des réticences.
J’ai eu l’occasion d’accompagner les CH de Toulon et de Perpignan, et j’avoue que les contacts « terrain » me faisaient à chaque fois oublier la fatigue du trajet. Les échanges sont riches, les gens sont accueillants et véritablement intéressés par cette démarche d’audit et de vision stratégique. C’est bien une dynamique qui se crée tout au long de l’accompagnement (environ 12 semaines de travail sur 3 à 4 mois), où chacun apprend à se connaitre et dévoile ses multiples idées et pistes d’économies. Le bilan s’avère riche. A quand le prochain PAA ? Et bien, ce sera le tour de Mulhouse, Le Havre, Le Mans et Libourne.

Emmanuelle Spadone – UniHA – Responsable Déploiement des Plans d’Actions Achats –
Programme PHARE

Monique Cavalier

DG de l’ARS Midi-Pyrénées, marraine du segment « alimentation » du projet ARMEN, vague 2

Pourquoi avez-vous accepté d’être marraine ?

En premier lieu parce que je suis convaincue que les achats représentent aujourd’hui un enjeu fort pour les hôpitaux. La fonction achat a prouvé qu’elle permettait de dégager des marges de manœuvre dont les établissements ont évidemment besoin dans le contexte actuel. Lorsque j’exerçais en établissement de santé j’ai bien identifié l’intérêt du sujet ainsi que sa complexité. J’ai donc accepté de participer au projet ARMEN afin d’aider à donner du sens à la démarche et convaincre les décideurs d’investir pleinement la fonction. Ce projet était également l’occasion pour moi d’échanger avec des professionnels motivés et très impliqués, animés d’une volonté forte de faire avancer les choses. Enfin, j’avais un peu de curiosité par rapport à ce programme et je souhaitais voir de quelle manière, dans un domaine que je pensais déjà très exploré, il était encore possible d’aller plus loin.

Quel intérêt avez-vous trouvé dans ces travaux ?

Le projet ARMEN propose des solutions concrètes, issues du terrain, génératrices de gains et de l’expertise des professionnels à la portée de tous. La dimension très opérationnelle des travaux est sa première force. Je crois que plus de vingt bonnes pratiques ont été identifiées sur le segment alimentation dont j’étais la marraine. Ces bonnes pratiques sont maintenant à disposition des hospitaliers pour contribuer à leur recherche de performance. Certaines sont très simples avec des gains rapides, d’autres demandent plus de temps et d’accompagnement pour un potentiel de gains élevé. Aux décideurs en établissement de bien analyser et prioriser leurs sujets. De plus, sur un segment, l’alimentation, que je connaissais peu, j’ai eu beaucoup de plaisir à partager les réflexions du groupe, m’enrichissant au passage de leur expertise. J’ai également beaucoup apprécié la qualité des échanges avec Jean-Yves Fezzi, le leader du segment, dont le sens de l’analyse et la vision sont remarquables.

Que diriez-vous à un chef d’établissement pour lui donner envie de s’intéresser au projet ARMEN ?

Je lui dirais simplement qu’en gagnant en expertise et en stratégie d’achat, il est possible de dégager des gains significatifs tout en préservant voire en améliorant la qualité des prestations. Et j’ajouterais que les compétences et la motivation des acheteurs hospitaliers sont de véritables forces sur lesquelles il faut s’appuyer.

Jean-Yves FEZZI

Directeur adjoint chargé des achats et de la logistique au CH de Chambéry
Leader du segment alimentation Armen vague 2

Qu’avez-vous retiré de votre rôle de leader ?

Tout d’abord, j’ai tiré beaucoup de plaisir à animer le groupe de travail. La taille du groupe (15 personnes) aurait pu être une difficulté, mais le professionnalisme des participants et la diversité des horizons professionnels (directeurs des services économiques, responsables de restauration, diététiciennes) ont été une vraie richesse.
Armen a été une occasion de contacts très larges et d’échanges très fructueux, au sein du groupe, mais aussi auprès de nombreux collègues d’autres établissements et fournisseurs. Le leader n’est pas forcément le plus expert du domaine (et je ne l’étais pas, compte tenu de ma récente expérience de direction des services économiques), mais celui qui dynamise, qui facilite les échanges, qui pousse les curiosités, qui encourage les partenaires : en langage sportif, un capitaine plutôt que le meilleur joueur !

Les résultats ont-ils été pour vous à la hauteur ?

Je pense que le groupe est satisfait et fier des résultats produits. Nous avons pu explorer de façon approfondie le segment d’achat de la restauration, avec une cartographie fouillée et une analyse précise du marché (situation et stratégies des acheteurs et fournisseurs, tendances du marché). Mais surtout, et c’est le cœur du travail, nous avons pu repérer et analyser de nombreuses bonnes pratiques développées par nos collègues hospitaliers : il ne faut pas aller chercher très loin les solutions , elles sont souvent à proximité : en effet, la restauration hospitalière est organisée dans ses échanges (associations d’ingénieurs en restauration, de diététiciennes hospitalières …) et riche d’expériences multiples. Je retiens de ce travail que c’est en requestionnant nos propres pratiques et en les confrontant à celles des collègues que l’on progresse tant sur la performance économique que sur la qualité.

Comment voyez-vous la suite ?

En lui-même, le livrable d’Armen constitue un outil précieux pour l’acheteur hospitalier. Il y trouve des éléments de benchmarking (coût denrée par repas pondéré) et des solutions concrètes pour progresser. Mon premier conseil est donc de se plonger dans la lecture du document produit. Je pense aussi que les groupements d’achats peuvent être un excellent cadre pour réfléchir ensemble aux pistes de progrès, de même que les comités régionaux des achats mis en place par les ARS, voire les réunions informelles entre collègues. Des travaux complémentaires sont en cours pour apporter des méthodes précises dans la mise en place des meilleures bonnes pratiques recensées : ce sera une aide supplémentaire.

Et pour vous détendre...
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