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N°3 - mai 2014

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Hervé de Trogoff
 
Responsable du programme PHARE 

EDITO

Perspectives 2015-2017 : comment relever le défi d’une plus grande contribution des acheteurs à l’efficience des établissements de santé ?

Les achats sont aujourd’hui le premier levier de retour à l’équilibre des établissements de santé. Dans les prochaines années, cette contribution est appelée à s’amplifier encore.
C’est une réelle reconnaissance du caractère stratégique de la fonction achat et de sa capacité à maintenir au moins le même niveau de qualité dans un contexte contraint.
 
Comment confirmer dans la durée les espoirs placés en nous et relever ce nouveau défi ?

 4 enjeux clés apparaissent :

D’abord maintenir l’adhésion et la mobilisation de l’ensemble de la communauté hospitalière. Les achats, ce n’est pas une liste figée d’actions de progrès, c’est une mise en mouvement permanente des acteurs. Sans adhésion, rien n’est possible.

Second enjeu : consolider l’existant. Les actions de progrès sont bien identifiées aujourd’hui, il ne faut surtout pas réinventer mais plutôt se donner le temps de bâtir dans la durée et d’inscrire les achats hospitaliers dans une recherche continue de progrès. Cela veut dire notamment des acheteurs locaux forts et institutionnalisés, et des groupements de commande professionnalisés.

Il sera important aussi de conduire de nouveaux chantiers de transformation à fort impact. Notre environnement évolue tous les jours. Nous devons nous y adapter et saisir toutes les opportunités de progrès. Le champ des approvisionnements, ou encore celui des investissements hospitaliers, sont encore trop peu investis par les acheteurs.

Le dernier enjeu est d’être plus qu’aujourd’hui encore en appui des transformations territoriales et locales. C’est peut-être ce dernier point qui est le plus important car il donne du sens et de la force à nos actions. Et les exemples de contribution possible des acheteurs aux politiques publiques de santé sont nombreux : favoriser la continuité de l’offre de médicaments sur l’ensemble du parcours de soins, mieux acheter à l’échelon du territoire en prenant en compte l’effet prescription en ville, favoriser une homogénéisation des pratiques sur les projets  SI / télémédecine …
 
Ne sous-estimons pas notre capacité d’action, tout en restant dans notre rôle d’aide à la décision. Ainsi, les 3 prochaines années seront riches de succès et d’opportunités de développement.
 

 AGENDA 2014

 20 mai à 14h00 

Conférence sur les achats hospitaliers aux Salons de la santé et de l’autonomie, Espace Agora Hôpital

 20 juin 

CH de Brive : clôture des travaux en cours sur l’optimisation des circuits d’approvisionnements des hôpitaux

 23 juin 

CH de Créteil-Senlis : clôture des travaux en cours sur l’optimisation des circuits d’approvisionnements des hôpitaux

 19 juin 

Comité national des achats

 17 juillet 

Comité national des achats

 13 juin 

Comité des marchés

 10 septembre 

Lancement de la vague 4 ARMEN
 
RÉSULTATS 2014
 
290 M€ de gains achat (contre 172 M€ en 2012)

108 établissements ont élaboré un Plan d’Action Achat (voir carte ci-dessous) et 173 établissements ont déclaré des gains achat

4 groupements de commande nationaux (UniHA, UGAP, Resah IdF, Unicancer Achat) et 40 groupements de commande territoriaux ont remonté des gains

Le gain moyen par établissement s’élève à 529 K€

Cap à présent sur 2014 avec un objectif de gains achat de 380 M€ !

Éclairage sur le lien gains achat – économies budgétaires 
ACTUALITÉS

Lancement du premier baromètre ARMEN

Très attendue par les acheteurs hospitaliers, la première version du baromètre ARMEN voit le jour et vient compléter la boîte à outils du programme.

Dans une version synthétique et graphique, il propose un état des lieux des 62 recommandations prioritaires des trois premières vagues ARMEN.

Pour accompagner les acheteurs dans la priorisation de leurs actions 2014, chaque recommandation a été analysée sous l’angle de son déploiement opérationnel et de sa portée stratégique : quel est l’indice d’avancement du déploiement, quel est son positionnement en termes d’enjeu/effort, s’agit-il d’une priorité 2014, fait-elle partie de la boîte à outil du programme ?
 
Le baromètre propose donc à la fois une mesure de la température des recommandations clés du projet et un guide pratique pour orienter ses choix dans le cadre de l’élaboration de son plan d’action achat.

Comme l’achat hospitalier est dynamique, le baromètre le sera aussi, une version réactualisé sera diffusée aux acheteurs tous les trimestres intégrant les dernières actions prioritaires détectées par le programme ainsi que les nouvelles fiches action élaborées par les groupes experts suite aux vagues ARMEN.
 
Fidèle à la philosophie ARMEN, le baromètre a été élaboré grâce aux remontées des établissements sur les actions achats présentes dans leurs PAA et à des rencontres avec des équipes d’acheteurs initiées en mars 2014. Prochaine version à la rentrée.
 
Rapprochement entre les acheteurs publics hospitaliers et les PME-ETI innovantes

Le rapprochement entre les acheteurs publics hospitaliers et les PME-ETI innovantes a été identifié comme une des priorités du contrat de filière industries et technologies de santé signé le 5 juillet 2013 dans le cadre du comité stratégique de filière (CSF).

Dans cette perspective, la DGOS pilote avec le ministère du Redressement productif l’organisation de Journées régionales de l’innovation, visant à développer les échanges entre les acheteurs et prescripteurs hospitaliers, les groupements de commande régionaux et les PME-ETI françaises innovantes. Ces rencontres sont organisées en régions par les ARS et les Direccte et connaissent déjà un certain succès auprès des acteurs hospitaliers et industriels - première rencontre organisée en Languedoc-Roussillon le 08 avril, les autres sont en cours de programmation sur la majorité des régions.
Interview croisée


Elisabeth Beau, DG du CHU de Dijon et Eric Graindorge, chargé de mission programme PHARE

Eric Graindorge, ancien chef d’établissement et chargé par le DGOS d’une mission de conviction auprès des chefs d’établissement sur le Plan d’action Achat et sa gouvernance.

Chef d’établissement tri-site, j’étais d’abord préoccupé par les coopérations médicales de territoire, la gestion des lits et des blocs ainsi que par le développement de la médecine et de la chirurgie ambulatoire. La performance achat se résumait pour moi à la massification et donc à une baisse des prix.
 
Comment en êtes vous venu au Plan d’action achat ?

Dans le cadre d’un Plan de retour à l’équilibre interne, le DSE m’a indiqué la possibilité de gains achat  à hauteur d’1.4 millions dont environ 900 000 € de gains budgétaires. J’ai  découvert que 70 % des gains venaient de l’optimisation des produits et services et du processus achat contre 30 % seulement de la massification.
 
Quels sont vos arguments pour convaincre les chefs d’établissements ?

D’abord, il faut se fixer un bon niveau d’ambition, c’est-à-dire un  plan d’action achat (PAA) qui intègre l’ensemble des dépenses de titre 2 et 3. La création d’une fonction transverse achat, mettant fin à la confusion prescripteur-acheteur, va évidemment « bousculer » les territoires et générer des résistances de la part des responsables métiers, habitués à acheter en silo. L’implication du chef d’établissement pour lancer une démarche institutionnelle sur la fonction achat est donc indispensable. Tout comme il est de sa responsabilité de nommer un responsable unique achat. Le chef d’établissement intervient là, dans sa fonction de chef orchestre, vecteur du changement des organisations et garant de l’équilibre institutionnel.
 
Et vous Elisabeth Beau, récente Directrice Générale du CHU de Dijon, quelle est votre motivation pour vous lancer dans une démarche de PAA ?

Je me suis toujours intéressée au gain sur achats, dès 2003 lorsque j’ai pris la direction de la mission nationale d’expertise et d’audit hospitalier (MeaH). Les contraintes budgétaires actuelles et le contexte particulier du CHU de Dijon confronté à un CREF stimulent notre réflexion.
Le PAA tombe à point nommé pour dynamiser et institutionnaliser une démarche déjà engagée puisque une partie de la cartographie achat a déjà été réalisée aux services économiques, une segmentation des acheteurs existe avec des professionnels identifiés par filière. Les concepts de base sont acquis et des personnes référentes sont susceptibles de jouer la fonction de personnes ressources.
Enfin, des travaux préalables dans le sens de la transversalité sont en cours avec la rédaction d’un guide unique des guides des marchés publics, et des tableaux des procédures achats communes. Le PAA constitue justement l’opportunité de passer à la vitesse supérieure et d’institutionnaliser notre démarche avec un responsable unique achat, un comité des achats et un contrôle de gestion adapté.
 
Qu’attendez-vous de cette professionnalisation et de l’institutionnalisation de la démarche achat ?

D’abord, des gains achats et budgétaires qui confortent et démultiplient les actions déjà engagées : transport patients, optimisation de la fonction technique et génie bio-médical, réduction des dépenses de stérilisation, maîtrise des consommations pharmaceutiques. La généralisation de ces actions permettrait un gain supplémentaire de 3 M€ s’ajoutant aux 1M4€ économisées sur les fonctions pré-citées.
 
 
Mais encore ?

Il est vrai qu’au-delà des gains économiques stricto-sensu, le PAA est un facteur de dynamisation des ressources humaines par l’enrichissement des compétences et la transformation des métiers : d’abord au niveau des services économiques par la nécessaire qualification d’agents transformés en acheteurs (on compte un acheteur pour 20M€ d’achat), ensuite par l’adaptation à l’emploi et/ou l’acquisition de ressources nouvelles avec un ou des responsables achats professionnels.
 
Enfin, le dialogue prescripteurs-acheteurs exigé pour construire un PAA apparaît comme un levier important de transformation de nos process sur un thème consensuel. Le PAA challenge et interroge la définition de nos besoins, nos mécanismes de prise de décisions. C’est un processus qui pourrait être étendu à d’autres champs. Le potentiel de changement porté par le PAA est donc fort intéressant.
 
 Comité de rédaction / direction générale de l'offre de soins 
 Hervé de Trogoff
 Marc Bouche
 Ronan Guiheneuf
 Lucie Dufour

 Maquettage 
 Michel Chapon - Aurélien Chauveau

 Contact 
 dgos-achats-hospitaliers@sante.gouv.fr