Circulaire DGAS/DAGPB/DGEFP/DAGEMO/DRT n° 2002-113 du 27 février 2002 relative à la fonction médicale au sein de la Commission technique d'orientation et de reclassement professionnel

NOR : MESA0230079C

(Texte non paru au Journal officiel)

Références :
Loi n° 75-734 du 30 juin 1975 d'orientation en faveur des personnes handicapées ;
Loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat ;
Loi n° 2000-37 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations ;
Loi n° 2001-2 du 3 janvier 2001 relative à la résorption de l'emploi précaire et à la modernisation de la fonction publique ;
Article L. 226-13 du code pénal ;
Articles L. 323-11 et D. 323-3-1 à D. 323-3-16 du code du travail ;
Décret n° 93-1216 du 4 novembre 1993 relatif au guide barème applicable pour l'attribution de diverses prestations aux personnes handicapées ;
Décret n° 95-1000 du 6 septembre 1995 portant code de déontologie médicale ;
Décret n° 78-1304 du 13 décembre 1978 fixant la rémunération des médecins apportant leur concours au fonctionnement des services médicaux relevant des administrations de l'Etat ;
Décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l'Etat ;
Décret n° 2001-532 du 20 juin 2001 relatif au régime des décisions implicites prises par les autorités administratives relevant du ministère de l'emploi et de la solidarité ;
Arrêté du 28 décembre 1979 fixant la rémunération de certains membres des équipes techniques des CDES et des COTOREP ;
Arrêté du 28 décembre 1999 modifiant l'arrêté du 28 décembre 1979 relatif à la rémunération de certains membres des équipes techniques des CDES et des COTOREP ;
Circulaire n° 85-08 du 18 mars 1985 relative à la coordination entre les CDES et les COTOREP ;
Note d'orientation DE/DAS n° 94-30 du 1er août 1994 relative à la modernisation des COTOREP ;
Note DE-DAS n° 96-06 du 4 mars 1996 relative à diverses dispositions d'application de la note d'orientation du 1er août 1994 sur la modernisation des COTOREP ;
Circulaire n° 93-36-B du 23 novembre 1993 d'application du décret n° 93-1216 du 4 novembre 1993, relative au guide barème pour l'évaluation des déficiences et incapacités des personnes handicapées ;
Note d'orientation DGEFP n° 99-33 du 26 août 1999 relative aux programmes départementaux d'insertion professionnelle des travailleurs handicapés ;
Circulaire DGEFP/DAS/DAGEMO/DAGPB n° 2000-325 du 13 juin 2000 relative aux moyens nouveaux accordés aux COTOREP pour l'exercice 2000 ;
Circulaire DGAS/PHAN/3 A n° 2001-275 du 19 juin 2001 relative au dispositif pour la vie autonome.
Textes modifiés :
Note d'orientation DE/DAS n° 94-30 du 1er août 1994 relative à la modernisation des COTOREP ;
Note DE/DAS n° 96-6 du 4 mars 1996 relative à diverses dispositions d'application de la note d'orientation du 1er août 1994.

La ministre de l'emploi et de la solidarité, la ministre déléguée à la famille, à l'enfance et aux personnes handicapées à Mesdames et Messieurs les préfets de région (directions régionales des affaires sanitaires et sociales ; directions régionales du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département (directions départementales des affaires sanitaires et sociales ; directions départementales du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle [pour attribution]) ; Mesdames et Messieurs les secrétaires de COTOREP (pour information)

SOMMAIRE

I. - L'évaluation médicale
I.1. Organisation de la fonction médicale
I.2. Rôle et missions des différents médecins
I.2.1. Rôle et missions du médecin coordonnateur
I.2.2. Rôle et missions du médecin de COTOREP
I.2.3. Les médecins extérieurs à la COTOREP
I.3. Moyens de fonctionnement
II. - Cadre d'intervention des médecins au sein de la COTOREP
II.1. Rôle du médecin dans l'instruction des dossiers
II.2. Conditions d'instruction des dossiers
II.2.1. Recours à une consultation médicale
II.2.2. Cas de recours à des examens complémentaires
II.2.3. Recommandations particulières
II.2.3.1. Motivation des décisions
II.2.3.2. Respect du secret médical
II.2.3.3. Gestion des données et des dossiers médicaux
III. - Conditions d'emploi des médecins au sein des COTOREP
III.1. Position des médecins au sein des services
III.2. Situation des différents médecins
III.2.1. Médecin exerçant à temps incomplet
III.2.2. Médecin exerçant à temps complet
III.2.3. Médecins mis à disposition
III.3. Conditions d'emploi et rémunérations
III.3.1. Dispositions générales applicables aux médecins contractuels
III.3.2. Rémunérations
IV. - Formations
IV.1. Formation à la prise de fonctions
IV.2. Formations continues
V. - Fonctionnement en réseau
V.1. Le réseau interne
V.1.1. Au niveau national
V.1.2. Au niveau régional et départemental
V.2. Les partenaires
VI. - Dispositif d'évaluation

ANNEXES

IIAnnexe I. - Fiche de poste de médecin coordonnateur
IAnnexe II. - Fiche de poste de médecin de COTOREP
Annexe III. - Calcul du taux de vacation horaire
L'évaluation médicale est une composante essentielle du fonctionnement des COTOREP. Elle représente un élément déterminant dans l'appréciation des situations de handicap. L'avis du médecin, au sein de l'équipe technique pluridisciplinaire, constitue un élément fondamental d'aide aux décisions prises par la commission.
Une amélioration des conditions de l'évaluation médicale sur les différents points ci-dessous précisés devrait entraîner une amélioration globale du fonctionnement des COTOREP, une meilleure qualité des décisions prises au regard de la situation des demandeurs, une réponse plus adaptée aux besoins de la personne.
La présente circulaire vise à préciser les divers éléments concourant au bon fonctionnement de l'évaluation médicale au sein des COTOREP, notamment en ce qui concerne l'organisation de l'activité médicale, les missions des médecins, leurs obligations, celles de leur employeur.
L'objectif poursuivi consiste à réduire la disparité des moyens et des pratiques entre les différentes COTOREP, à améliorer le fonctionnement de la COTOREP et la qualité de l'instruction en faisant en sorte que les demandes soient traitées, pour ce qui concerne l'évaluation médicale proprement dite, dans des délais convenables.

I. - L'ÉVALUATION MÉDICALE

Les médecins exerçant en COTOREP ont un rôle essentiel d'appréciation, d'évaluation de la situation de la personne handicapée qui dépose une demande auprès de la COTOREP, au regard des différentes prestations et orientations sur lesquelles la commission est amenée à prendre ses décisions.
Le travail effectué par le médecin au sein de la COTOREP s'insère dans une logique pluridisciplinaire. En effet, le médecin qui exerce au sein de la COTOREP ne donne pas seul un avis sur une demande. Il concourt à l'instruction des dossiers et à la prise de décision de la commission dans le cadre d'une équipe pluridisciplinaire, composée de médecins de différentes spécialités, d'assistants de service social, de professionnels de l'insertion, de psychologues et éventuellement de professionnels d'autres spécialités. Cette équipe pluridisciplinaire, dont la composition est fixée par décision conjointe du préfet et du président du conseil général, évalue globalement la situation de la personne et formule une proposition tant en matière d'insertion ou de réinsertion professionnelle que de prestations et orientations dans le domaine médico-social.
De la même façon, le médecin de COTOREP contribue aux travaux de la commission, devant laquelle il peut être amené à rapporter au nom de l'ensemble de l'équipe technique.

1. Organisation de la fonction médicale

La fonction médicale au sein de la COTOREP est assurée par des médecins qui peuvent exercer dans différentes disciplines, un médecin coordonnateur et des médecins auxquels il peut être fait appel, soit en tant que spécialistes, soit en tant qu'experts. L'activité de l'ensemble des médecins de COTOREP est coordonnée et animée par le médecin coordonnateur.
Les médecins participent, par ailleurs, au sein de la COTOREP à une équipe technique uunifiéenique et pluridisciplinaire au sein de la COTOREP, chargée de préparer les décisions de la commission. Pour mieux organiser la présence médicale au sein des équipes techniques, les COTOREP peuvent avoir recours aux moyens de conventionnement existants avec les établissements hospitaliers et les organismes de sécurité sociale.
Compte tenu des différents types de décisions prises par les commissions auxquelles les médecins doivent apporter leur concours lors de l'instruction des demandes, il y a lieu de veiller à ce qu'au sein de l'équipe médicale soient rassemblées les compétences suivantes :

• connaissance du concept de handicap (définitions OMS) ;
• connaissance du milieu de travail et de l'entreprise (médecine du travail et de main-d'oeuvre)
• capacité à apprécier, en liaison avec les autres professionnels de l'équipe technique, les besoins découlant, pour la personne, de sa situation de handicap et de ses capacités de travail ou de la possibilité ou non de se procurer un emploi ;
• application du guide barème (décrets du 4 novembre 1993) ;
• connaissances médicales spécialisées de différents champs, en tant que de besoin (psychiatrie, rééducation fonctionnelle en particulier).

Pour développer ces compétences, il sera fait en sorte que les médecins puissent bénéficier des formations nécessaires.
Par ailleurs un médecin référent national, rattaché à la direction générale de l'action sociale, est chargé d'animer et de coordonner l'ensemble du réseau de médecins de COTOREP.

2. Rôle et missions des différents médecins

Des médecins exerçant au sein de la COTOREP ainsi que des médecins extérieurs peuvent intervenir de différente manière ou sont sollicités à différents stades de l'instruction des demandes. Il importe ici de préciser leurs fonctions et rôles respectifs.

2.1. Rôle et missions du médecin coordonnateur

Le médecin coordonnateur, nommé sur proposition conjointe du directeur départemental du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle, et du directeur départemental des affaires sanitaires et sociales, est le référent médical pour l'ensemble de la COTOREP. Outre les fonctions d'instruction des dossiers qu'il est tenu d'assurer, il organise, en liaison avec le secrétariat administratif, un premier tri des dossiers, notamment pour tenir compte des situations d'urgence. Dans les cas de pathologies à évolution rapide, il veillera à ce que la demande soit traitée dans les délais les plus brefs, conformément aux instructions rappelées dans la circulaire DAS/RVAS/RV1 n° 99-397 du 7 juillet 1999 relative à l'amélioration de la prise en compte des handicaps survenant au cours de l'évolution des maladies chroniques.
Il contribue, sur le plan médical, à la fonction d'animation et aux relations de la COTOREP avec les partenaires extérieurs et avec les réseaux régionaux et nationaux de coordination.
Il veille, sur ce même plan, à la bonne coordination des travaux, à la mise en commun des outils et au partage de l'information. Il apporte son conseil technique aux personnels médicaux, à l'équipe administrative, aux autres membres d'équipe technique et aux membres de la commission, pour toutes les questions d'ordre médical. Il est chargé de veiller à la collecte, dans le système d'information, et l'utilisation des données d'ordre médical relatives au handicap des personnes bénéficiaires de la COTOREP dans le système d'information. Il veille également à la bonne organisation de l'équipe unique fonctionnelle l'activité desdes médecins, du secrétariat médical, à l'organisation du traitement et du classement des dossiers médicaux, à leur numérisation et à la bonne observation des règles relatives au secret médical.
Il est, sur le plan médical, le conseiller technique des deux directeurs. A ce titre, il veille à les informer régulièrement, en liaison avec le secrétariat, de l'évolution des travaux de la COTOREP.
Il repère les besoins de formation, notamment en matière de handicap et propose les actions à mettre en oeuvre.
Il participe à la diffusion de l'information sur les dispositifs locaux de planification (PDITH, schémas du handicap ou des établissements).
Une fiche de poste, jointe en annexe, précise le rôle du médecin coordonnateur.

2.2. Rôle et missions du médecin de COTOREP

Le médecin de COTOREP a une fonction d'instruction des demandes, d'évaluation et de contrôle de la capacité de travail et d'adaptation de la personne handicapée, d'appréciation des déficiences et incapacités influant sur la situation de handicap, à partir d'outils spécifiques comme le guide barème applicable pour l'attribution de diverses prestations. Il participe à un travail d'accompagnement et d'orientation de la personne handicapée impliquant un certain nombre d'opérateurs et de partenaires divers. Il participe à l'élaboration de la décision, décision qui engage bien souvent la participation de financeurs publics (Etat, conseils généraux, sécurité sociale).
Le médecin de COTOREP contribue à l'évaluation globale des besoins de la personne à partir des éléments d'information qu'il détient dans le dossier ou qu'il sollicite auprès de la personne elle-même, éléments relatifs à son état de santé et à ses conséquences en matière de situation de handicap pour la personne. Il peut ainsi solliciter éventuellement l'avis ou des compléments d'informations des médecins traitants de la personne, ou de divers spécialistes. Il reçoit la personne en tant que de besoin, et peut également se rendre sur place si la situation du demandeur le justifie. Il doit, pour bien apprécier la situation du demandeur, utiliser les appréciations fournies par les médecins qui assurent son suivi à différents stades : médecins de ville, médecins du travail, médecins de l'ANPE, médecins hospitaliers, médecins participant aux équipes labellisées des sites pour la vie autonome, etc. Il reçoit la personne en tant que de besoin, et peut également se rendre sur place si la situation du demandeur le justifie.
Dans le cadre de l'instruction, il s'appuie sur les outils existants, national, comme le guide-barème applicable pour l'attribution de diverses prestations aux personnes handicapées (décret n° 93-1216 du 4 novembre 1993), ou élaborés par des équipes de terrain, validés et diffusés au plan national. Il s'appuie également sur l'information à sa disposition, notamment les documents produits et diffusés par le réseau, et par les éventuels comités de suivi des outils précités.
Il s'appuie enfin sur la connaissance des dispositifs locaux (schémas départementaux, projets d'établissements, programmes départementaux d'insertion des travailleurs handicapés) ainsi que sur le partenariat avec les différents acteurs locaux.
Au sein de l'équipe technique pluridisciplinaire, il contribue à la préparation de la décision de la COTOREP. Il contribue aux relations avec les partenaires extérieurs (associations, établissements, caisses de sécurité sociale, etc.).
Une fiche de poste, jointe en annexe, précise les fonctions de médecin de COTOREP.

2.3. Les médecins spécialistes extérieurs à la COTOREP

Lors de l'instruction des demandes, le concours de médecins spécialistes extérieurs peut être sollicité par les membres de l'équipe technique, conformément aux dispositions de l'article D. 323-3-5 du code du travail et de l'article 6 de l'arrêté du 28 décembre 1979 susvisé. Ils contribuent à l'évaluation médicale au sein de la COTOREP. Les conditions de recours à ces spécialistes sont précisées ci-après.

3. Moyens de fonctionnement

Le médecin doit, en application des textes en vigueur concernant le secret médical (cf. infra, point 3) et notamment de l'article 71 du décret n° 95-1000 du 6 septembre 1995 portant code de déontologie médicale, disposer « d'une installation convenable, de locaux adéquats pour permettre le respect du secret professionnel, et de moyens techniques suffisants en rapport avec la nature des actes qu'il pratique ou de la population qu'il prend en charge ».
Le médecin doit bénéficier :

• d'un équipement informatique permettant sa participation à la gestion du dossier de l'usager, la collecte de données à caractère épidémiologique et médical, l'accès à des données statistiques et d'activité, l'accès aux réseaux internes du ministère et à Internet ;
• de locaux adaptés et accessibles (salle d'attente séparée, salle de consultation correctement équipée comportant notamment un point d'eau et les instruments nécessaires à l'examen clinique de base : table d'examen, stéthoscope, tensiomètre, balance, toise, échelles visuelles ou concernant les fonctions supérieures, échelle visuelle analogique de douleur...) ;
• d'une documentation de base actualisée, portant à la fois sur la réglementation relative aux droits des personnes handicapées, et sur les outils techniques nécessaires à l'accomplissement de sa mission (guide-barème, etc.), ainsi que de la mise à sa disposition de périodiques divers nécessaires à son information.

Il doit être destinataire de toutes les informations qui intéressent le fonctionnement de la COTOREP, l'instruction des dossiers, les relations avec les différents partenaires. Il participe, en tant que de besoin, aux réunions du service.
Il est nécessaire que les médecins disposent d'un secrétariat. L'organisation de celui-ci est assurée conjointement par le médecin coordonnateur et le secrétariat de la COTOREP. Le secrétariat médical a pour fonction d'assurer la logistique de base et la bonne organisation de travaux. L'organisation de cette fonction pourra s'effectuer avec souplesse, mais il est indispensable que les personnes qui participent en tout ou partie à cette fonction soient informées de sa spécificité et de leurs obligations (cf. art. 72 et 73 du code de déontologie médicale).

II. - CADRE D'INTERVENTION DES MÉDECINS
AU SEIN DE LA COTOREP
1. Rôle du médecin dans l'instruction des dossiers

Dans le cadre de son activité au sein de la COTOREP, le médecin est amené à effectuer les différentes tâches suivantes :

• instruction du dossier, préalable à l'examen en équipe technique, par examen sur pièces : selon la qualité des éléments médicaux fournis par les praticiens de terrain, et figurant sur le certificat médical ou dans le dossier, il apparaît possible de traiter sur pièces entre 4 et 8 dossiers par heure. Des contacts téléphoniques et la préparation de courriers divers peuvent s'avérer nécessaires ;
• consultation médicale : celle-ci vise à recueillir des éléments complémentaires aux documents et informations figurant au dossier, particulièrement en ce qui concerne l'appréciation des incapacités et désavantages souvent mal décrits dans les dossiers. En règle générale, il est possible d'envisager l'examen médical de 2 à 3 personnes par heure suivant la difficulté ou la complexité de la demande ;
• visites au domicile de la personne handicapée : elles doivent viser à apprécier la situation de la personne dans son environnement. Ces visites doivent être réservées aux cas pour lesquels une instruction effectuée sur dossier ou en équipe technique s'avère insuffisante ;
• participation aux équipes techniques : chacun des professionnels de l'équipe pluridisciplinaire, dont le médecin, apporte lors de ce stade de l'instruction du dossier, les éléments nécessaires à l'évaluation globale de la situation de la personne, afin de proposer à la commission la ou les décisions pertinentes en fonction des besoins et des demandes de cette personne, ainsi que des textes applicables. Le médecin participe à cette évaluation collective et contribue ainsi aux décisions prises ultérieurement par la commission ;
• participation à différentes réunions : le médecin est amené à participer à des réunions ou visites à l'extérieur et à entretenir à cette occasion les contacts nécessaires à son information et à sa connaissance de l'environnement de la COTOREP ;
• participation aux travaux de la commission : il est essentiel que l'équipe technique y soit représentée par un de ses membres, rapporteur des dossiers. Il pourra selon les cas s'agir du médecin. Cela s'impose quand la décision s'appuie sur l'évaluation du taux d'incapacité ou sur une analyse très directement en rapport avec la ou les déficiences de la personne.

2. Conditions d'instruction des dossiers

Les médecins de COTOREP sont chargés d'évaluer, sur le plan médical, la demande de la personne en situation de handicap. Pour ce faire, ils doivent se servir des différents éléments figurant au dossier ou qu'ils sont amenés à recueillir auprès de différents intervenants, (notamment les médecins cités au I.2.3.) et des différents outils à leur disposition.
Il est rappelé qu'il n'est pas utile de multiplier les examens médicaux lorsque la situation a déjà été suffisamment explorée par les praticiens traitants.

2.1. Recours à une consultation médicale

Il est souhaitable que le médecin reçoive le demandeur en consultation, en priorité dans les cas suivants :

Cette possibilité, qui doit être appréciée au cas par cas, n'est pas spécifique au médecin et concerne tous les membres de l'équipe technique pluridisciplinaire, la situation concrète de la personne déterminant le professionnel le plus indiqué pour la recevoir et notamment la spécialité médicale à laquelle il convient de recourir.
De même, la demande d'un usager souhaitant rencontrer un médecin ou un autre membre de l'équipe technique doit être accueillie favorablement. Une écoute attentive de la personne handicapée sera un des éléments d'un meilleur fonctionnement de la COTOREP ainsi que d'une meilleure qualité d'instruction des dossiers, et s'avère souvent un bon moyen de prévenir les recours.

2.2. Cas de recours à des examens complémentaires

En cas d'insuffisance d'éléments fournis par le certificat médical, il appartient au premier chef au médecin de la COTOREP de compléter l'information par les moyens d'investigations internes qu'il juge utile de mettre en oeuvre (consultation, renseignements pris auprès de confrères), et si nécessaire, par le recours à la contribution de spécialistes extérieurs à la COTOREP, comme le prévoit l'article D. 323-3-5 du code du travail.
Ces mesures complémentaires d'instruction ne relèvent pas d'une procédure d'expertise médicale proprement dite telle que prévue à l'article 108 du code de déontologie médicale, procédure qui n'a pas été expressément prévue dans l'instruction des demandes auprès de la COTOREP. Elles se justifient dans les cas suivants :

• insuffisance des différents éléments recueillis, malgré des demandes de compléments d'information ;

- divergence d'appréciation au regard des éléments figurant au dossier entre le médecin qui a rempli le certificat médical et le médecin de la COTOREP, nécessitant le recours à un spécialiste extérieur à la COTOREP ;
- divergence d'appréciation entre médecins au sein de la COTOREP, ou entre les membres de l'équipe technique ou de la commission.
Le montant de la rémunération des spécialistes extérieurs à l'équipe technique auxquels il peut être fait appel est précisé ci-après (§ III.3.2 : rémunérations).

2.3. Recommandations particulières
2.3.1. Motivation des décisions

Les décisions prises par la COTOREP, comme toutes les décisions administratives, doivent être clairement motivées. Sous réserve du respect des règles relatives au secret médical, il appartient au médecin, dans le cadre de ses compétences, de fournir à la commission les éléments nécessaires à la prise de décision, ainsi qu'à une claire motivation de celle-ci.

2.3.2. Respect du secret médical

L'instruction des dossiers au sein de la COTOREP suppose que les informations à caractère médical puissent être échangées et traitées dans le respect des règles de déontologie applicables, sans nuire pour autant à la qualité de l'instruction tant au sein des équipes pluridisciplinaires qu'au sein de la commission elle-même qui est amenée à prendre ses décisions.
La notion de secret médical spécifique découle de l'application combinée de la loi (art. L. 226-13 du code pénal) et du décret n° 95-1000 du 6 septembre 1995 portant code de déontologie médicale, et notamment ses art. 4, 45, 50 72, 73 et 102. Des jurisprudences constantes indiquent que ce secret est « général et absolu ». Il est toutefois nécessaire, dans l'intérêt même du demandeur, que le médecin en équipe technique ou dans sa fonction de rapporteur en COTOREP puisse apporter les éléments qu'il estime utiles à la décision. La circulaire n° 93-36-B du 23 novembre 1993 d'application du décret n° 93-1216 du 4 novembre 1993, relative au guide barème pour l'évaluation des déficiences et incapacités des personnes handicapées précise à cet égard, que la révélation du diagnostic n'est pas nécessaire.
Par ailleurs, les dossiers médicaux devant être conservés sous la responsabilité du médecin (art. 45, 73 et 96 du décret du 6 septembre 1995), chaque service doit veiller à ce que les médecins soient en mesure de répondre à leurs obligations, de même qu'à celle d'information et de formation en matière de secret « des personnes qui les assistent dans leur service » (art. 72).
En matière de communication d'informations contenues dans le dossier médical à l'intéressé lui-même ou à des tiers, de nouvelles dispositions à caractère législatif sont en cours d'élaboration. Il conviendra de s'y conformer dès leur parution.
Enfin, il convient de préciser que, en sus du secret médical qui s'impose aux médecins, l'ensemble des agents de la COTOREP et les membres de la commission sont soumis au secret professionnel. Cette règle doit être systématiquement rappelée.

2.3.3. Gestion des données et des dossiers médicaux

En application de l'article 96 du code de déontologie médicale, « les dossiers médicaux sont conservés sous la responsabilité du médecin qui les a établis ».
Le souci du respect du secret médical et professionnel (cf. ci-dessus), et de la confidentialité des données impose que les dossiers médicaux, quel que soit leur support (dossier papier ou dossier numérisé), soient individualisés et accessibles aux seuls médecins et aux membres des secrétariats médicaux, suivant des règles d'accès et des habilitations spécifiques.
Au regard de la garantie de confidentialité des informations médicales, de nouvelles règles doivent être définies par décret en Conseil d'Etat pris après avis de la CNIL en ce qui concerne leur conservation sur support informatique ou leur transmission par voie électronique. Il conviendra, après leur parution, d'apprécier les conditions de leur application aux informations traitées en COTOREP.
Il est rappelé que les éléments du dossier médical comme d'ailleurs les éléments du dossier d'ensemble du demandeur, ne doivent pas sortir des locaux de la COTOREP, sauf exigences particulières du service (déplacement au domicile de la personne, etc). En effet :

• les exigences liées au secret médical (cf. infra), et plus largement au secret professionnel imposent que la sécurité et la confidentialité du dossier restent complètement assurées au cours de la procédure ;
• d'autre part, le travail collectif inhérent au fonctionnement de la COTOREP exige que le dossier reste disponible au sein des locaux ;
• enfin, il convient de pouvoir répondre aux interrogations des demandeurs et le dossier doit être consultable à tout moment.

Par ailleurs, l'organisation générale du traitement des dossiers, y compris dans leur partie médicale, est un élément essentiel du bon fonctionnement du système d'information des COTOREP. Les médecins doivent, dans ce cadre, se conformer aux instructions qui leur seront données pour enregistrer dans l'application informatique, suivant la nomenclature en vigueur adoptée dans le cadre du système d'information et en respectant les règles de confidentialité nécessaires, les données indispensables notamment à une meilleure connaissance épidémiologique de la population des demandeurs.
Pour ce faire, ils bénéficieront de matériels informatiques spécifiques et de formations appropriées.
Pour ce faire, ils bénéficieront de matériels informatiques spécifiques et de formations appropriées.

III - CONDITIONS D'EMPLOI DES MÉDECINS
AU SEIN DES COTOREP

L'organisation du travail en COTOREP et les compétences requises pour l'instruction des dossiers sur le plan médical ont pour conséquence l'emploi de médecins de statuts différents.
Les médecins exerçant en COTOREP peuvent être en effet soit des médecins recrutés sur contrat à temps complet, qui ont également une fonction de coordination, soit des médecins recrutés à temps incomplet, soit enfin des médecins mis à disposition par d'autres organismes (conseils généraux, caisses de sécurité sociale, hôpitaux).
Leur positionnement et les règles applicables à leur gestion sont précisés ci-dessous.

1. Position des médecins au sein des services

Les médecins exercent leur fonction au sein de la COTOREP sous l'autorité du directeur départemental du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle, et du directeur départemental des affaires sanitaires et sociales.
Cette situation n'exclut pas l'indépendance du médecin dans l'exercice de son art, conformément à l'application des articles 5, 26, 95, et notamment 97 du code de déontologie qui précise que « le fait pour un médecin d'être lié dans son exercice professionnel par un contrat ou un statut à une administration, une collectivité ou tout autre organisme public ou privé, n'enlève rien à ses devoirs professionnels, et en particulier à ses obligations concernant le secret professionnel et l'indépendance de ses décisions. En aucune circonstance, le médecin ne peut accepter de limitation à son indépendance dans son exercice médical de la part de l'entreprise ou de l'organisme qui l'emploie ».
Il exerce par ailleurs son activité dans le cadre d'un service public organisé. En ce sens, il est tenu de s'inscrire dans l'organisation interne de la COTOREP, et de se conformer aux plannings et horaires prévus.
Les médecins font partie d'un réseau national animé par un médecin référent national. Ils trouvent également auprès du médecin inspecteur de santé publique de la DDASS et du médecin inspecteur régional du travail et de la main-d'oeuvre de la DRTEFP les relais professionnels nécessaires à l'exercice de leurs fonctions.

2. Situation des différents médecins

Afin d'examiner la situation des médecins en termes de statut et de rémunération, en fonction des modifications introduites successivement depuis 1978 par des textes à caractère législatif ou réglementaire, une réflexion est engagée et doit aboutir dans de brefs délais à définir de nouvelles règles. Celles-ci seront préparées en concertation avec les intéressés et les différents services. Dans l'attente des précisions qui vous seront données, il vous appartient de vous conformer aux principes rappelés ci-dessous.

2.1. Médecins exerçant à temps incomplet

En application des dispositions de l'article 6, 1er alinéa, de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984, le médecin de COTOREP, exerçant des fonctions qui, correspondant à un besoin permanent, impliquent un service à temps incomplet, doit être considéré comme un agent contractuel. En ce sens, bien que rémunéré sur des crédits de vacations, il ne peut être considéré comme vacataire.
Son recrutement doit donner lieu à l'établissement d'un contrat de travail.
Conformément aux dispositions de la loi n° 2001-2 du 3 janvier 2001 (art. 14) relative à la modernisation du recrutement dans la fonction publique, le temps de travail ne peut dépasser 70 % d'un temps plein. Le médecin contractuel à temps incomplet doit donc être employé pour une durée de travail qui ne peut dépasser 118 heures mensuelles.
Pour les médecins recrutés avant la date d'entrée en vigueur de cette loi, sont toujours applicables les dispositions de l'article 2 du décret n° 78-1208 du 12 décembre 1978 qui précisent que « le nombre de vacations horaires ne peut excéder 120 par vacataire et par mois ».
Par ailleurs, pour la bonne marche des services, il est souhaitable que la durée minimale de travail ne soit pas inférieure à 30 heures par mois.

2.2. Médecins exerçant à temps complet

Sont également recrutés pour exercer en COTOREP des médecins contractuels à temps complet. Ces médecins sont recrutés sur des postes correspondant à des effectifs budgétaires, répartis au sein des directions départementales des affaires sanitaires et sociales, et dont la gestion est assurée au niveau national par le bureau SRH 1 D de la direction de l'administration générale, du personnel et du budget (tél. : 01-40-56-80-95).
Ces médecins sont affectés à des postes de médecins coordonnateurs de COTOREP (cf. § 1.1.1 du présent texte), et sont recrutés en application de l'article 4 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984. Ils bénéficient d'un contrat d'une durée de 3 ans renouvelé par reconduction expresse. Ces médecins exercent leur fonction exclusivement en COTOREP, et ne sont pas autorisés, en application des règles en vigueur, à exercer une autre activité lucrative.

2.3. Médecins mis à disposition

Des médecins exerçant dans d'autres organismes (caisses de sécurité sociale, conseils généraux, hôpitaux...) peuvent apporter leur contribution aux travaux de la COTOREP, notamment en matière d'instruction des dossiers et de participation aux équipes techniques.
Dans ce cas, il convient que les conditions d'emploi de ces médecins soient précisées par une convention établie entre la COTOREP et l'organisme. Il sera précisé dans la convention que les médecins mis à disposition sont tenus, dans le cadre de leur travail en COTOREP, aux mêmes obligations que les autres médecins.

3. Conditions d'emploi et rémunérations
3.1. Dispositions générales applicables aux médecins contractuels

Sont applicables aux médecins contractuels exerçant en COTOREP les dispositions du décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l'Etat recrutés dans les conditions définies aux articles 4 et 6 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984, et notamment les règles fixées par ce texte en matière de modalités de recrutement (établissement et nature du contrat, période d'essai), congés divers (congés annuels, congés pour raison de santé, pour formation professionnelle, etc.), travail à temps partiel, discipline, renouvellement de contrat ou licenciement.
Par ailleurs ces agents contractuels bénéficient des prestations d'action sociale dans les conditions applicables aux agents de l'Etat, à condition d'exercer au delà d'un mi-temps.
Pour tous renseignements et précisions, le bureau des statuts de la DAGPB-SRH 2 A (tél. : 01-40-56-85-05), est à même de répondre aux interrogations.

3.2. Rémunérations

Les règles actuellement en vigueur sur la rémunération des médecins doivent continuer à s'appliquer dans l'attente du nouveau dispositif qui sera mis en place, dispositif qui donnera lieu à de nouvelles instructions.
Les médecins coordonnateurs contractuels à temps complet sont rémunérés sur une base forfaitaire mensuelle, correspondant à une grille de rémunération.
Les médecins contractuels à temps incomplet exerçant en COTOREP sont rémunérés sur la base de vacations horaires dont les taux et les modalités d'attributions sont fixés, en application des dispositions du décret n° 78-1308 du 13 décembre 1978, de l'arrêté du 28 décembre 1979 modifié par l'arrêté du 11 janvier 2002, fixées à :
a) Pour la métropole :

b) Pour les départements et territoires d'outre-mer :

• 19,39 EUR de l'heure pour un médecin généraliste (groupe II) ;
• 21,33 EUR pour un médecin titulaire d'un des diplômes ou certificats visés à l'article 3 de l'arrêté précité (groupe II) ;
• 241,50 EUR pour un médecin spécialiste qualifié exerçant exclusivement dans sa spécialité (groupe I), au sens de la sécurité sociale (art. 2 du même arrêté).

Il est rappelé que les médecins ne peuvent être rémunérés à l'acte.
Le montant de la rémunération des médecins spécialistes extérieurs à l'équipe technique auxquels il peut être fait appel est calculé conformément aux dispositions de l'annexe prévue à l'article L. 162-5-2 du code de la sécurité sociale, fixant, pour les médecins spécialistes, l'objectif prévisionnel d'évolution des dépenses médicales. Le montant est celui du tarif des honoraires, rémunérations et frais accessoires fixé pour chaque spécialité dans cette annexe, montant affecté, conformément à l'article 6 de l'arrêté du 28 décembre 1979 précité, d'un coefficient 2. Les services gestionnaires voudront bien se conformer strictement à ces dispositions. En aucun cas ces médecins ne peuvent être rémunérés en tant qu'experts, aucune disposition ne prévoyant ce type d'examen au cours de l'instruction des dossiers en COTOREP.

IV. - FORMATIONS

La formation des médecins s'intègre dans le cadre plus général de la formation de l'ensemble des professionnels de la COTOREP, ainsi que des principaux partenaires, qui doivent partager une culture commune en matière de handicap.
Le médecin de COTOREP est un agent de l'État qui a droit en tant que tel à diverses formations dispensées par l'administration suivant ses besoins et ceux du service (cf. décret n° 86-83 du 17 janvier 1986).
Ces formations qui peuvent être dispensées par l'administration (selon des modalités variables), ou par des institutions (universités...) doivent lui permettre de maintenir, ou développer son niveau de connaissance concernant le handicap et ses évolutions, tant sur les aspects conceptuels que politiques et administratifs (guide barème, réglementation...).
La conception, l'organisation et le suivi des formations des médecins de COTOREP, de même que l'évaluation des besoins doivent se faire avec l'appui technique du médecin référent national.
Plusieurs niveaux et types de formation des médecins de COTOREP doivent être distingués :

1. Formation à la prise de fonction

Il est nécessaire de compléter les compétences qui ont permis de retenir la candidature d'un nouveau médecin par une formation obligatoire dans les 6 mois qui suivent sa prise de fonction. Cette formation comportera au minimum :

• une initiation au maniement des concepts de la classification internationale des handicaps, ainsi qu'au recueil et au traitement élémentaire des données en la matière ;
• une formation à l'utilisation du guide barème ;
• une connaissance de la réglementation en matière de handicap, en matière de prestations et sur le plan du fonctionnement d'une COTOREP ;
• la connaissance des dispositifs d'insertion professionnelle, des orientations (milieu ordinaire, secteur protégé, établissements) ;
• la découverte de l'environnement institutionnel de la COTOREP, notamment administratif, médico-social, et relatif à l'insertion professionnelle.

2. Formations continues

Le médecin doit pouvoir également tenir à jour ses connaissances sur les évolutions diverses en matière de handicap et avoir accès à des actions de formation continue.
Dans le cadre d'objectifs de formation discutés avec l'intéressé, celles-ci pourront porter :

• sur les techniques médicales nouvelles propres au champ du handicap qu'un praticien de COTOREP doit connaître, afin de conserver sa crédibilité auprès de ses partenaires ;
• sur les évolutions réglementaires et techniques concernant l'évaluation du handicap ;
• sur l'environnement institutionnel : politique du handicap, politique de formation, politique de l'emploi ;
• sur les évolutions des systèmes d'information.

Des formations d'enseignement supérieur, sous forme de diplôme d'université par exemple, portant de préférence sur le champ du handicap, pourront utilement être prises en charge par l'employeur du médecin sous réserve de leur intérêt pour les missions des médecins et en fonction du temps de présence du médecin dans la COTOREP (médecins effectuant au moins un mi-temps). De même, l'accès aux formations médicales continues de droit commun devra être favorisé.

V. - FONCTIONNEMENT EN RÉSEAU

Pour améliorer la qualité de l'instruction des dossiers et leur connaissance de l'environnement de la COTOREP, les médecins doivent être amenés à travailler davantage en réseau.

1. Le réseau interne

Le réseau interne auquel sont intégrés les médecins de COTOREP est ainsi organisé :

1.1. Au niveau national

Afin notamment de progresser vers l'objectif d'harmonisation de l'évaluation des situations des demandeurs, notamment sur le plan médical, un médecin référent national sera chargé d'animer la fonction médicale au sein des COTOREP.
Rattaché à la direction générale de l'action sociale, il est également en relation avec l'ensemble des directions et services du ministère compétents pour les COTOREP.

1.2. Au niveau régional et départemental

Les liens que les médecins peuvent établir avec leurs collègues et partenaires dans les directions et les différentes COTOREP doivent être développés au niveau régional et départemental sous des formes diverses (réunions régionales, actions ou formations communes, etc). Ce travail en réseau doit leur permettre d'échanger sur leurs pratiques et sur les questions de doctrine, d'enrichir leur travail et leurs connaissances au regard des politiques sociales et des politiques d'insertion nécessaires à la bonne appréhension des problématiques des personnes handicapées.
Les médecins de COTOREP bénéficient par ailleurs de l'appui d'un réseau interne, constitué :

• d'une part, par des médecins régionaux du travail et de la main d'oeuvre (MIRTMO), exerçant au sein des directions régionales du travail et de la formation professionnelle ;
• d'autre part, par des médecins inspecteurs de santé publique exerçant au niveau des directions régionales et départementales des affaires sanitaires et sociales (MIR et MISP).

Ces médecins peuvent leur apporter leur appui et leur conseil technique en tant que de besoin.

2. Les partenaires

Les médecins doivent pouvoir participer au développement du partenariat de la COTOREP notamment :

• avec les CDES (commissions d'éducation spéciale), notamment dans le cadre de dossiers dont les COTOREP sont amenées à assurer le suivi ; avec les sites pour la vie autonome, actuellement en cours de généralisation ;
• au sein de politiques construites autour de plans et de schémas régionaux ou départementaux mettant en relation différents acteurs : PDITH (programme départemental d'insertion des personnes handicapées), schémas des politiques de handicap mis en oeuvre par les DDASS ;
• en direction des établissements partenaires (CAT, ateliers protégés, MAS, etc.), la COTOREP devant organiser régulièrement des contacts avec les différents responsables et professionnels de ces établissements ;
• avec d'autres médecins qui participent, à des titres divers, à l'évaluation ou à l'accompagnement du demandeur (médecins du travail en particulier, notamment dans les hypothèses de reclassement professionnel et de maintien dans l'emploi, médecins de CDES, médecins du conseil général, médecins des caisses de sécurité sociale, médecins des hôpitaux...) ;
• avec d'autres professionnels partenaires de la COTOREP (ANPE, AFPA, AGEFIPH, réseau Cap emploi, etc.), qui, pour certains, participent également à l'instruction des demandes ;
• avec les associations qui accompagnent la personne en situation de handicap.

Il vous appartient avec l'appui des médecins coordonnateurs de faciliter la mise en place de ces réseaux de partenariats et d'échanges, avec la participation active des médecins.

VI. - MISE EN APPLICATION ET DISPOSITIF D'ÉVALUATION

Vous voudrez bien informer les différentes directions d'administration centrale compétentes des difficultés que vous pourriez rencontrer dans la mise en oeuvre de la présente circulaire.
Ces mêmes directions réaliseront d'ici deux ans, sur la base des éléments transmis par vos services, avec l'appui du médecin référent national, un rapport d'évaluation sur les conditions d'application du présent texte ainsi qu'un bilan des résultats concernant les différents points abordés.

La ministre de l'emploi
et de la solidarité,
Élisabeth Guigou

La ministre déléguée à la famille,
à l'enfance et aux personnes handicapées,
Ségolène Royal

supprimé pour essai voir PF problème sur Supplément

ANNEXE I
LA FONCTION DE MÉDECIN COORDONNATEUR DE COTOREP

Le médecin coordonnateur de la COTOREP :

Outre les fonctions d'instruction des dossiers et de participation éventuelle aux équipes techniques et commissions qu'il est tenu d'assurer, il a un rôle fonctionnel, ci-dessous précisé, auprès de ses collègues médecins, auprès du secrétaire de la COTOREP, auprès des membres de la commission et des différents partenaires avec lesquels la COTOREP est en relation.
Il est intégré aux réseaux nationaux et régionaux auxquels il apporte sa contribution, son expertise, sa compétence.
Il rend compte directement de ses travaux aux deux directeurs départementaux sous l'autorité desquels il est placé, ainsi qu'aux médecins inspecteurs départementaux et régionaux.

I. - FONCTIONS D'ORIENTATION ET DE COORDINATION MÉDICALES

Le médecin coordonnateur de la COTOREP :

• effectue un premier tri et assure une orientation rapide des dossiers, en fonction de leur état et de leur spécificité (orientation vers les spécialistes, relations avec les médecins traitants, etc.) ;
• détermine, avec l'équipe médicale, les modalités de traitement d'urgence des dossiers sur la base de critères médicaux ;
• coordonne le travail médical des équipes techniques, en liaison avec le secrétaire de la COTOREP ; élabore le planning de l'équipe médicale et veille à son respect ;
• assure avec un secrétariat spécifique, soumis au secret médical et dont il se porte garant, la confidentialité des données médicales et du traitement médical du dossier ;
• harmonise les pratiques et les procédures d'évaluation médicale ;
• veille à la mise en commun des outils (guide barème, grilles d'évaluation...) et au partage de l'information ;
• participe à l'élaboration de la politique médicale et générale de la COTOREP, et contribue, pour ce qui est de sa compétence, à l'élaboration du rapport annuel et des statistiques ;
• participe aux réseaux de médecins coordonnateurs national et régional, en liaison avec les responsables de ces réseaux.

II. - FONCTIONS DE CONSEIL TECHNIQUE

Le médecin coordonnateur :

III. - FONCTIONS D'ANIMATION ET DE RELATION

Le médecin coordonnateur de la COTOREP :

supprimé pour essai voir PF problème sur Supplément

ANNEXE II
LA FONCTION DE MÉDECIN DE COTOREP

Le travail du médecin de COTOREP s'insère dans le travail pluridisciplinaire « administratif et technique » en faveur des usagers.
Les fonctions se décomposent en :

Il est rappelé que le médecin de COTOREP, dans le cadre de l'exercice de ses fonctions, est soumis aux règles de déontologie médicale et de respect du secret médical et du secret professionnel, dans tous les domaines de son activité.

I. - PREMIÈRE ORIENTATION MÉDICALE DU DOSSIER

Conseil technique auprès :

Orientation vers examen sur pièce ou recherche des éléments manquants sur le plan médical ou sur d'autres plans ;
Interventions sous forme de courriers, téléphones, demandes d'expertises...

II. - EXAMEN TECHNIQUE : INSTRUCTION SUR PIÈCES
OU/ET VISITE MÉDICALE

Entretien avec le demandeur ;
Examen clinique ;
Eventuellement, visite à domicile ;
Recueil au dossier des éléments médico-socio-professionnels ;
Rédaction du rapport technique médical ;
Participation à l'enregistrement informatique des données médicales ou épidémiologiques, concernant les demandeurs, dans le respect de la confidentialité et les règles de secret médical, ainsi qu'aux différentes modalités d'archivage des dossiers.

III. - PARTICIPATION AUX RÉUNIONS
ET ÉLABORATION DES DÉCISIONS

Participation aux équipes techniques ; mise en commun, au sein de l'équipe pluridisciplinaire, des éléments recueillis, instruction collective et préparation de la décision.
Rapport des dossiers en commission.
Participation aux réunions de fonctionnement internes à la COTOREP.
Participation aux réunions extérieures (PDITH, visites en établissements, autres réunions).

IV. - RELATIONS EXTÉRIEURES - TRAVAIL EN RÉSEAU

Contacts avec les médecins :

Contacts avec les assistants sociaux, les ergonomes, les psychologues ;
Contacts avec les associations, les établissements, les partenaires : EPSR-OIP-ANPE-AFPA...

V. - FORMATION

Participation à des actions de formation :

supprimé pour essai voir PF problème sur Supplément

ANNEXE III
CALCUL DU TAUX DE VACATION HORAIRE
DES MÉDECINS DES ÉQUIPES TECHNIQUES DE COTOREP
à compter du 1er novembre 2001

Base de calcul : arrêté du 28 décembre 1979 modifié par l'arrêté du 11 janvier 2002.

Article 2
Traitement brut annuel + indemnité de résidence 3 % annuelle x nbre de 10 000e
10 000

Base du calcul : indice brut 585, majoré 493.

Groupe I

Les qualifications professionnelles ouvrant droit au tarif du groupe I sont celles retenues par la sécurité sociale à l'égard des médecins spécialistes conventionnés.
Métropole :

Groupe II

Métropole :

Article 3

La rémunération des médecins du groupe II titulaires :

Métropole :
167 571,00 F + 5 027,13 F x 6,71/10 000e + 10 % = 127,39 F = 19,42 EUR.
DOM :
167 571,00 F + 5 027,13 F x 7,37/10 000e + 10 % = 139,93 F = 21,33 EUR.