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NOR : SANG0430303C
(Texte non paru au Journal officiel)
Références :
Circulaire n° DAGPB/DIV/90/1 du 24 juillet 1990 relative à l'élaboration et
à la diffusion des instructions et circulaires administratives ;
Circulaire DAGPB n° 95-359 du 2 août 1995 relative à la rénovation du Bulletin
officiel du ministère des affaires sociales de la ville ;
Loi 78-753 du 17 juillet 1978 relative au droit d'accès aux documents administratifs,
modifiée par la loi n° 79-587 du 11 juillet 1979 et par la loi du 2003 321 du
12 avril 2000 ;
Décret n° 79-834 du 22 septembre 1979 portant application de l'article 9 de
la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 en ce qui concerne la liberté d'accès aux
documents administratifs ;
Ordonnance n° 2004-164 du 20 février 2004 relative aux modalités et effet de
la publication des lois et de certains actes administratifs.
Annexe : charte de la diffusion des circulaires.
Le ministre de l'emploi, du travail et de la cohésion sociale,
le ministre de la santé et de la protection sociale, le ministre de la famille
et de l'enfance, le ministre de la parité et de l'égalité professionnelle à
Madame et Messieurs les préfets de région (directions régionales des affaires
sanitaires et sociales) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département (directions
départementales des affaires sanitaires et sociales) ; Mesdames et Messieurs
les directeurs et chefs de service de l'administration centrale Les circulaires
et instructions administratives de notre administration sont actuellement diffusées
sous forme papier par les services émetteurs de textes. Ces envois sont adressés
par voie postale aux destinataires visés en tête de la circulaire ainsi qu'à
de nombreux autres destinataires. Cette procédure est lourde, lente et coûteuse,
elle ne permet pas d'établir une traçabilité de la diffusion.
Dans le cadre des actions de modernisation de notre administration, il a été
décidé d'utiliser la messagerie électronique pour la diffusion des instructions
et circulaires aux services et établissements. Ce mode de transmission va permettre
de réduire considérablement les délais et les coûts de transmission.
Piloté par la sous-direction de la modernisation des services (DAGPB/MOS/MPM),
le réseau des modernisateurs a adopté un nouveau dispositif de dématérialisation
de la diffusion des instructions et circulaires. Le ministère de l'intérieur
ainsi que l'agence pour le développement de l'administration électronique (ADAE)
ont été associés à ces travaux. Le dispositif adopté s'est largement inspiré
d'un dispositif de même nature mis en place au ministère de l'équipement depuis
mai 2002. Il a fait l'objet d'un accord final du ministère de l'intérieur par
lettre du 17 novembre 2003.
A compter du 1er juillet 2004, le bureau ASCDOC, qui procède déjà à la mise
en ligne des circulaires sur l'Intranet national, assurera également la diffusion
des circulaires. Cette diffusion sera faite exclusivement par messagerie électronique
après validation et traitement des fichiers électroniques. Les services émetteurs
seront ainsi dégagés de la reproduction et de l'envoi des circulaires, ils devront
fournir au bureau ASCDOC les adresses des destinataires spécifiques.
Les circulaires seront envoyées :
La charte de diffusion dématérialisée des circulaires figurant en annexe précise :
Pour les cas exceptionnels, relevant d'une procédure d'alerte,
la Charte prévoit le recours au dispositif de diffusion du système MARS (messagerie
d'alerte sanitaire) géré par le HFD.
La Charte de diffusion dématérialisée des circulaires comporte en annexe des
prescriptions techniques, des règles de présentation des fichiers des circulaires
ainsi que des modèles de présentation. Je vous invite à faire respecter ces
prescriptions techniques par vos services, car elles sont destinées à optimiser
les délais de traitement par le bureau ASDOC.
En accord avec le ministère de l'intérieur, le dispositif de diffusion dématérialisée
des circulaires entrera en application à compter du 1er juillet 2004. Cette
nouvelle procédure doit constituer pour notre administration une économie de
temps et de moyens, elle répond également à des objectifs de fiabilité et de
traçabilité de la diffusion, ce qui s'inscrit clairement dans une démarche qualité.
Pour le ministre et par délégation :
Le directeur de l'administration générale,
du personnel et du budget,
E. Marie