| AG 8 2127 |
NOR : SANG0430341C
(Texte non paru au Journal officiel)
Références :
Circulaire conjointe du ministre de l'intérieur et du ministre de l'équipement, des transports et du logement sur les échanges de courrier électronique n° 2002-42 du 3 mai 2002 NOR EQUP0210102C
Note circulaire DGA-DATAP-SDAT/DTI-SDIEE du 11 octobre 2000, relative aux échanges de courrier électronique, création de boîtes aux lettres fonctionnelles ;
Note circulaire DTI-SDIEE du 6 août 2001 relative à la mise en place de listes de diffusion fonctionnelles sur la messagerie bureautique.
Circulaire DAGPB/ASCDOC/2004/235 du 24 mai 2004 relative à la diffusion des instructions et circulaires administratives.
Pièces jointes :
Annexe I. - Les règles pour l'envoi électronique des circulaires de l'administration centrale de la santé et des affaires sociales aux préfectures ;
Annexe II. - Le mode d'utilisation des boîtes aux lettres fonctionnelles des préfectures disponible également pour les préfectures sur le site intranet du ministère de l'intérieur.
Le ministre de l'intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales ; le ministre de l'emploi, du travail et de la cohésion sociale ; le ministre de la santé et de la protection sociale ; le ministre de la famille et de l'enfance ; le ministre de la parité et de l'égalité professionnelle à Mesdames et Messieurs les préfets Afin de privilégier une information concomitante des services déconcentrés (DRASS, DDASS) et des préfets, responsables de la coordination de la politique interministérielle dans les départements, le ministère de l'intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales, et les ministères chargés de la santé et des affaires sociales, ont décidé de mettre en place un dispositif de diffusion dématérialisée des circulaires établies par l'administration centrale à destination des préfectures et des services déconcentrés.
Ce dispositif, similaire à celui mis en place avec le ministère de l'équipement (circulaire du 3 mai 2002) assurera, à compter du 1er juillet 2004, une transmission électronique simultanée des circulaires aux préfets et aux différents services déconcentrés dans les conditions suivantes :
Ce dispositif entrera en vigueur à compter du 1er juillet 2004. A compter de cette date, toutes les circulaires émises par les ministères chargés de la santé et des affaires sociales, feront l'objet d'une transmission aux différents destinataires par voie électronique, qui se substituera aux envois sous format papier.
La circulaire du 24 mai 2004 citée en référence, explicite pour les services déconcentrés, les modalités concrètes de ce dispositif.
Nous vous rappelons la nécessité pour vos services ainsi que pour les services destinataires de relever quotidiennement les boîtes aux lettres fonctionnelles « courrier » et « textes officiels » et de vous assurer de leur bon fonctionnement.
Le secrétaire général,
D. Canepa
Le directeur de l'administration générale,
du personnel et du budget,
E. Marie
ANNEXE I
RÈGLES POUR L'ENVOI ÉLECTRONIQUE DES CIRCULAIRES DES MINISTÈRES
CHARGÉS DE LA SANTÉ ET DES AFFAIRES SOCIALES AUX PRÉFECTURES
I. - RÈGLES COMMUNES D'UTILISATION
1. Que peut-on envoyer par la messagerie ?
Peuvent être envoyés par la messagerie :
Les circulaires.
Dans l'attente des évolutions juridiques et techniques en cours, il convient de continuer à faire circuler sous forme papier :
2. Assurer la continuité du service public
Les boîtes aux lettres fonctionnelles recevant ou émettant des courriers officiels doivent être relevées avec régularité. La fréquence de consultation de ces boîtes aux lettres sera au minimum d'une fois par jour. Elles auront plusieurs gestionnaires pour faire face aux périodes d'absences.
Lors d'une absence de quelques jours, les propriétaires des boîtes aux lettres personnelles activeront le gestionnaire d'absence. Cette fonctionnalité permet l'envoi automatique d'un message, à tous les correspondants, indiquant à quelle date le gestionnaire de la boîte aux lettres prendra connaissance des messages.
3. Rédiger des messages lisibles
Le corps du message ne doit pas dépasser une page et doit indiquer la nature des pièces jointes le cas échéant ;
L'objet du message apparaît dans l'outil de messagerie dans la liste des messages reçus. Il constitue une indication essentielle du contenu du message pour votre destinataire. Il doit être systématiquement renseigné de manière parlante pour lui ;
Les pièces jointes des messages échangés entre les ministères chargés de la santé et des affaires sociales et les préfectures devront être aux formats recommandés (format compatible Word 97 et Excel 97, et format PDF, permettant notamment lorsque le document est daté, signé et tamponné d'avoir une copie conforme non altérée).
4. Limiter la taille des messages
La taille des messages, pièces jointes incluses, est limitée à deux méga-octets - attention, dans le réseau des services déconcentrés de l'administration sanitaire et sociale, la taille limite d'un message pour une transmission dans la journée est de cent cinquante kilo-octets, les messages d'une taille intermédiaire entre cette valeur et le maximum indiqué sont transmis en batch de nuit, et ne sont donc disponibles que le lendemain à leurs destinataires ;
Des aménagements à ce principe peuvent être mis en place pour les messages échangés à l'intérieur d'un service ;
Ce sont essentiellement les pièces jointes qui contribuent à la taille des messages ; il est donc souhaitable d'utiliser un utilitaire de compression ;
Choisir avec soin les messages qui méritent d'être archivés.
5. Publier les documents à large diffusion sur Intranet
Il est conseillé de mettre à disposition sur un serveur Web (SIT, Extranet interministériel AdER) tout courrier destiné à une large diffusion. Le message contiendra, alors, un lien vers ce document.
La publication sur un serveur Web évite à tous les destinataires de classer le document puisqu'il l'est par le rédacteur. En outre, le destinataire a la garantie que le document qu'il consulte est le document de référence.
6. Veiller à la sécurité
Activer la protection par mot de passe de la mise en veille de l'écran ;
Ne donner son adresse Internet que sur des sites Web de confiance ;
Disposer d'une protection antivirus. Si l'utilisateur détecte un virus, il doit cesser tout envoi sur la messagerie et prévenir ceux à qui les fichiers contaminés ont été envoyés et ceux qui les ont créés ;
La plupart des virus sont contenus dans les pièces jointes aux messages. En particulier, il est déconseillé d'ouvrir les pièces jointes qui ont une extension « exe » ;
Certains messages alarmants invitent à une rediffusion massive pour prévenir un risque de contamination par virus. Ce type de message doit être détruit. Sa rediffusion générale risque d'entraîner une saturation de la messagerie.
II. - CIRCULATION DU COURRIER OFFICIEL
La plupart des circulaires peuvent transiter par la messagerie (voir le chapitre « Que peut-on envoyer par la messagerie ? »).
La procédure décrite ici s'impose pour le courrier officiel. Elle peut être utilisée, si cela s'avère utile, pour les courriers courants.
1. Modalités d'envoi et de réception
Le courrier est rédigé et validé selon les règles habituelles de délégation ;
Après signature effective de l'exemplaire papier du courrier qui sera conservé, la mention « signé » est apposée sur le document électronique à l'emplacement réservé à la signature ;
Le courrier sera inséré en tant que pièce jointe au message ;
Il est fortement recommandé de transmettre simultanément ce courrier, en copie, vers les unités ou les agents en charge du dossier ;
Le texte du message devra comprendre le nom de la personne qui envoie ce message.
2. Quelle boîte aux lettres utiliser ?
Afin de garantir un accès contrôlé à l'émission, la fréquence de relevé et de traitement des messages à la réception, toute circulaire sera émise ou reçue par une boîte aux lettres spécifique :
Pour les services des ministères chargés de la santé et des affaires sociales :
Pour les préfectures :
Les adresses Internet des boîtes aux lettres utilisées sont de la forme :
3. L'envoi depuis l'administration centrale sanitaire
et sociale vers les services déconcentrés et les préfectures
En accord avec le ministère de l'intérieur, l'envoi est réalisé par le bureau DAGPB/ASCDOC à partir d'une boîte fonctionnelle unique aux préfets (boîtes fonctionnelles « courrier ») et aux destinataires définis par le service émetteur (selon la liste de diffusion des adresses de boîtes fonctionnelles transmises au bureau ASCDOC, lors de l'envoi des fichiers de la circulaire).
Afin de permettre à la direction émettrice de disposer d'une traçabilité de la diffusion des circulaires, la circulaire est mise en copie de toute diffusion électronique réalisée par ASCDOC (boîte fonctionnelle « textes officiels » de chaque direction ou service concerné, bureau émetteur, bureaux correspondants des DRASS et DDASS le cas échéant).
Cette solution est garante de la cohérence et de l'unicité de traitement de l'envoi des circulaires du ministère.
4. Traçabilité de la diffusion par voie électronique
La messagerie électronique établit automatiquement la liste des messages envoyés et reçus ; il convient de procéder à l'archivage systématique de ces listes qui constituent la preuve de l'envoi et de la réception.
Les notes circulaires transmises par l'administration sanitaire et sociale à ses services déconcentrés sous couvert des préfets seront enregistrées dans un chrono.
ANNEXE II
MODE D'UTILISATION DES BOÎTES AUX LETTRES FONCTIONNELLES
DES PRÉFECTURES