Le Recensement des personnes à risque

La collecte des inscriptions

Quand les registres nominatifs sont-ils à ouvrir ?

Le registre doit être institué dès l’entrée en vigueur du décret organisant les modalités de recensement (le lendemain de sa publication au Journal Officiel). Ceci implique, a minima, qu’une personne soit nommément désignée par le maire pour enregistrer les demandes d’inscriptions et dispose d’un ou plusieurs moyens pour leur collecte, selon les modalités de recueil des données arrêtées par le maire (guichet, ligne téléphonique, imprimés de demande…)

Qui peut figurer sur le registre ?

Peuvent figurer, à leur demande, sur le registre nominatif :

- les personnes âgées de 65 ans et plus résidant à leur domicile,
- les personnes âgées de plus de 60 ans reconnues inaptes au travail résidant à leur domicile,
- les personnes adultes handicapées bénéficiant de l’un des avantages prévus au titre IV du livre II du code de l’action sociale et des familles (AAH, ACTP, carte d’invalidité, reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé), ou d’une pension d’invalidité servie au titre d’un régime de base de la sécurité sociale ou du code des pensions militaires d’invalidité et des victimes de guerre, résidant à leur domicile.

Les personnes pouvant être inscrites sur le registre répondent à des critères d’identification objectifs (état civil, pension de vieillesse pour inaptitude au travail, bénéfice de prestations ou d’avantages précis) qui ne mettent pas en jeu un éventuel pouvoir d’appréciation du maire ou une expertise de la situation du déclarant.

Il s’agit, comme l’indique l’article 2 du décret, des personnes résidant à domicile, à l’exclusion des personnes résidant en établissement. En effet, ces dernières sont déjà connues et répertoriées et bénéficient, sous la responsabilité du directeur, d’un accompagnement permanent, matérialisé par un contrat de séjour, les dispensant d’un signalement particulier auprès du maire. Ainsi, il convient de souligner que, dans le cadre du plan d’alerte et d’urgence, le dispositif des « plans bleus » fait pendant au dispositif de repérage prévu à domicile et fixe le mode général d’organisation de chaque institution en cas de crise et de déclenchement de l’alerte.

Les personnes en résidence secondaire dans la commune peuvent-elles s’inscrire sur le registre ?

Les personnes en résidence secondaire ont toute latitude pour demander leur inscription sur le registre de la commune de leur résidence secondaire si elles le désirent ou si un tiers procède à un signalement pour elles.

Une personne âgée ou handicapée peut se déclarer dans plusieurs communes à raison de ses résidences principale ou secondaires (sans avoir d’ailleurs à préciser ce point), la responsabilité de l’inscrire étant égale pour chaque maire.

Qui réalise la demande d’inscription ?

La demande d’inscription est réalisée soit par la personne concernée, ou le cas échéant par son représentant légal, soit par un tiers (personne physique ou morale).

Qui peut être tiers ?

La notion de tiers retenue ici est large. Elle intègre ainsi toute personne physique (parent, voisin, médecin traitant, etc) ou morale (centre communal d’action sociale, service de soins à domicile, etc). Il doit cependant être à précisé que les demandes d’inscription, lorsqu’elles émanent d’un tiers, sont réalisées individuellement, au cas par cas par opposition à l’utilisation de listes préexistantes) et par écrit. L’échange de listes de noms de manière informatisée relève du croisement de fichier et sort du cas prévu par le présent dispositif.

Comment est effectuée la demande d’inscription ?

La demande d’inscription s’effectue par tout moyen mis à disposition du déclarant par le maire. Le maire fixe ces moyens et en informe ses administrés. Ils seront donc variables en fonction de la taille et des ressources de la commune. Chaque maire définira les modalités d’inscription propres à sa commune : demande par écrit, à l’aide d’un formulaire mis à disposition, sur appel téléphonique ou par enregistrement à un numéro d’appel prévu à cet effet, par courrier électronique. Il précisera les horaires, les guichets, les numéros d’appel retenus pour mener à bien cette opération.

Lorsqu’elle émane d’un tiers, la demande d’inscription doit se faire par écrit, par un courrier ou un courriel. Cette disposition vise à dégager la responsabilité des maires et à assurer un certain formalisme à la demande afin d’éviter les signalements abusifs.

La personne doit-elle produire les pièces justificatives de son appartenance à l’une des trois catégories (plus de 65 ans, plus de 60 ans inapte au travail, handicapée) ?

Le système d’inscription sur le registre nominatif est avant tout déclaratif. Les personnes attestent sur l’honneur de leur qualité ; les pièces justificatives n’ont donc pas à être produites à l’appui de la demande mais sont tenues à la disposition du maire, le cas échéant. En revanche, si la demande d’inscription au registre ou la demande de radiation est le fait du représentant légal, ce dernier doit présenter l’acte justifiant sa qualité (extrait du jugement de tutelle).

Quelles informations sont à collecter ?

Les informations à recueillir dans le registre nominatif sont les nom et prénoms de la personne, la date de naissance, la qualité au titre de laquelle la personne est inscrite sur le registre (personne âgée de plus de 65 ans, personne âgée de plus de 60 ans et reconnue inapte au travail, personne adulte handicapée), l’adresse, le numéro de téléphone, et, le cas échéant les coordonnées du service intervenant à domicile et/ou de la personne à prévenir en cas d’urgence. De plus, sont à renseigner ou à recueillir la date de la demande d’inscription ainsi que, le cas échéant, le nom et la qualité de la tierce personne qui a effectué la demande.

Le maire peut-il aller au-delà des informations à collecter énumérées dans le décret ?

Si le maire a anticipé en constituant un fichier informatisé avant la publication du décret, ce dernier a alors déjà fait l’objet d’un avis de la CNIL (exemple : Paris) et d’un acte réglementaire (arrêté municipal).

Si un fichier constitué après la publication du décret sort du cadre posé par celui-ci, il doit faire l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL. Il en résulte, d’une part, que le maire ne peut désormais en aucun cas recueillir auprès de ses administrés des informations autres que celles prévues à l’article 3 du décret, d’autre part, qu’en cas d’utilisation des données collectées pour une autre finalité d’intérêt public concernant le même public, donc hors champ du « dispositif canicule », une déclaration préalable auprès de la CNIL s’impose

En tout état de cause, les moyens engagés par les maires avant la publication de la loi et du décret ne les dispensent d’une mise en conformité avec la loi et le décret.

Que doit faire le maire à la réception de la demande d’inscription ?

Le maire accuse réception de la demande d’inscription dans un délai de huit jours.

Qui est destinataire de l’accusé de réception ?

Qu’il s’agisse d’une demande d’inscription individuelle ou par le biais d’un tiers, l’accusé de réception est toujours adressé à la personne dont il est procédé à l’inscription ou à son représentant légal.

Quelles informations doit contenir l’accusé de réception ?

L’accusé de réception confirme l’inscription sur le registre. Il explicite en outre la procédure de radiation du registre, possible à tout moment sur simple demande, et précise que le silence de l’intéressé à la réception de l’accusé vaut approbation de son inscription sur le registre nominatif.

Le recueil du consentement de l’intéressé est effectivement nécessaire aux termes de la loi, mais sa forme écrite ou expresse n’est pas impérative. L’accusé de réception du maire vaut confirmation d’inscription et, à défaut d’opposition de qui le reçoit, confirmation de l’accord de ce dernier. On évite un formulaire de plus. L’essentiel est que le consentement soit donné et qu’une trace en subsiste.



Quel rôle la loi assigne-t-elle au maire ?

Aux termes de la loi et du décret, le maire est tenu d’instituer un registre nominatif des personnes âgées et des personnes handicapées de sa commune vivant à domicile qui en font la demande, dont la finalité exclusive est de permettre l’intervention ciblée des services sanitaires et sociaux auprès d’elles en cas de déclenchement du plan d’alerte et d’urgence. A cette fin, le maire recueille les éléments relatifs à l’identité, à l’âge et au domicile des personnes âgées et des personnes handicapées qui ont fait une demande. La démarche d’inscription étant volontaire et la déclaration facultative, aucun impératif d’exhaustivité ne s’attache à la constitution du registre nominatif. Il s’agit d’une compétence qui est propre au maire : il n’est pas lié par d’éventuelles conditions posées par le conseil municipal auquel il soumettrait le dispositif.

Les modalités de ce recensement, énoncées par le décret, assignent au maire quatre missions : informer ses administrés de la mise en place du registre nominatif et de sa finalité, collecter les demandes d’inscription, assurer la conservation, la mise à jour et la confidentialité du registre nominatif et le communiquer au préfet à sa demande, en cas de déclenchement du plan d’alerte et d’urgence.

Il est à noter par ailleurs que le maire n’a pas la responsabilité de la mise en oeuvre du plan d’alerte et d’urgence. Cette responsabilité incombe au préfet.

Quelles informations le maire doit-il fournir à ses administrés ?

Le maire doit informer les habitants de sa commune de l’existence du registre nominatif de recensement et de sa finalité. Il précise qui peut figurer sur le registre et comment s’y inscrire.

Il mentionne en outre le caractère facultatif de l’inscription, l’existence du droit d’accès et de rectification des informations, et les catégories de services destinataires du registre en cas de déclenchement du plan d’alerte et d’urgence.

Quels moyens le maire doit-il employer pour informer ses administrés ?

Il peut employer tous moyens appropriés à sa disposition. Il dispose donc d’une certaine latitude, rapportée aux moyens de communication qu’il peut mobiliser dans sa commune. L’affichage municipal, le journal municipal et la presse quotidienne régionale apparaissent comme des moyens privilégiés de l’information des habitants. Par ailleurs, compte tenu de la population visée et de la dynamique de la démarche (administration vers les usagers), il est souhaitable que l’information soit diffusée par des moyens et en des lieux accessibles tant aux personnes âgées qu’aux personnes handicapées. La mise à contribution des réseaux et des acteurs particulièrement en contact avec ces catégories de personnes comme vecteurs de relais de l’information apparaît tout à fait pertinente. On peut citer ainsi les centres communaux d’action sociale, les services sociaux, les CLIC, les mutuelles, les médecins, les pharmaciens ou encore les services publics (la poste, par exemple) et les services d’aide à domicile.

Il est souligné que le maire ne peut pas solliciter des organismes tiers, et en particulier les organismes de sécurité sociale, afin d’obtenir les coordonnées des personnes âgées ou handicapées résidant dans sa commune, comme le Conseil d’Etat l’a souligné dans son avis du 20 juillet 2004.

Le maire peut-il utiliser les listes électorales pour une information ciblée ?

Le maire peut utiliser les données nominatives concernant l’état civil et l’adresse contenues dans les listes électorales. Cette possibilité est ouverte par le code électoral (art L.28) dans la mesure où le maire informe les habitants de l’origine des informations ayant permis de les contacter et qu’il respecte les dispositions de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique et aux libertés : si aucune disposition légale n’interdit d’effectuer des tris sur l’âge ou sur l’adresse, en revanche la loi interdit les traitements consistant à opérer des tris susceptibles de faire apparaître les origines raciales ou les appartenances religieuses, réelles ou supposées, ou injustifiés au regard de la finalité de la liste électorale.



La communication du registre

A qui le maire communique-t-il le registre nominatif ?

Le maire communique, sur sa demande, le registre nominatif de sa commune au préfet, à l’exclusion de toute autre personne physique ou morale.

Il appartient au préfet et à lui seul, en sa qualité d’autorité chargée de mettre en œuvre le plan d’alerte et d’urgence, de faire communiquer tout ou partie des données du registre à d’autres destinataires, tels les organismes et services chargés de l’organisation et de la coordination des interventions à domicile, en cas de déclenchement du plan. Dans ce cadre, le maire n’agit que sur instructions du préfet.

Dans les faits, le déclenchement du niveau 2 de mise en garde et actions (MIGA) par le préfet vaut simultanément et automatiquement autorisation donnée aux maires d’activer les fichiers nominatifs et de les communiquer, en tout ou partie, dans des conditions propres à en respecter la confidentialité, aux différents organismes chargés des interventions à domicile.

Comment transférer les données du registre nominatif au préfet dans des conditions garantissant leur sécurité et leur confidentialité ?

Le transfert des données doit être réalisé dans les conditions propres à en assurer la confidentialité. Il peut faire l’objet d’un courrier écrit adressé au préfet par voie postale (pli recommandé avec avis de réception et mention du caractère confidentiel du courrier) ou par porteur (pli confidentiel) ou bien d’un transfert électronique. Dans ce dernier cas, le transfert s’opérera sur une boite aux lettres électronique à disposition du préfet dont l’accès est sécurisé en faisant mention du caractère confidentiel des données transmises.



La conservation, la mise à jour et la confidentialité du registre

Faut-il présenter une déclaration à la CNIL pour le traitement des données du registre ?

Le maire est dispensé de la déclaration à la CNIL dans la mesure où le fichier est traité dans le respect de la finalité, des modalités, du contenu prévus par le décret. Tout autre traitement des données recueillies doit préalablement faire l’objet des formalités déclaratives auprès de la CNIL. Ainsi, comme cela est indiqué supra, l’utilisation des données collectées pour une autre finalité d’intérêt public concernant le même public, donc hors champ du « dispositif canicule », nécessite une déclaration préalable auprès de la CNIL.

Qui est habilité à enregistrer, traiter, conserver, modifier les données du registre ?

Seules les personnes nommément désignées par le maire peuvent avoir accès au registre nominatif. Ces personnes sont tenues au secret professionnel dans les conditions prévues par le code pénal (articles 226-13, 226-14 et 226-31).

Qui peut modifier les données du registre ?

La personne inscrite au registre, ou son représentant légal, dispose d’un droit d’accès et de rectification des renseignements qui la concerne. Le maire peut également modifier et mettre à jour les données du registre erronées ou périmées dont il a connaissance. Par ailleurs, lorsque le préfet ou les autorités et services destinataires des informations du registre, en cas de déclenchement du plan d’alerte, constatent le caractère erroné des informations contenues dans le registre, ils en informent le maire pour permettre la mise à jour du registre.

Le maire doit-il informer la personne inscrite au registre des modifications des informations la concernant émanant du préfet ou des autorités et services participant à la mise en œuvre du plan d’alerte et d’urgence ?

Le maire doit informer la personne de toute modification des informations la concernant stockées dans le registre nominatif, dans le cadre du droit à l’information et à la rectification.

Comment maintenir la confidentialité du registre ?

Il est particulièrement important que les informations contenues dans le fichier ne soient pas accessibles à d’autres personnes que celles nommément habilitées à intervenir dessus pour enregistrer, traiter, conserver et modifier les données. L’instauration d’un mot de passe pour verrouiller l’accès à l’ordinateur contenant le registre constitue, notamment, un moyen de garantir la confidentialité des données. En aucun cas, le registre ne saurait être disponible en libre accès ou sur réseau. Il en va de la protection des personnes particulièrement vulnérables contre les risques de pratiques commerciales abusives ou d’escroqueries.

Quand faut-il retirer les données du registre ?

Les données sont à retirer du registre lorsque :

  • une demande radiation a été enregistrée
  • la personne inscrite au registre informe le maire de son départ de la commune
  • la personne décède