Dématérialisation de la chaîne de la dépense et de la recette

La dématérialisation est un réflexe systématiquement embarqué dans les projets d’efficience des établissements. Aujourd’hui, les équipes hospitalières s’engagent résolument dans la démarche pour renforcer le service rendu par leurs établissements aux patients, pour moderniser et simplifier les modalités d’échanges – internes ou externes, avec leurs agents comptables ou leurs fournisseurs – pour automatiser et accélérer les processus internes et générer des gains d’efficience tangibles par la diminution des coûts de gestion.

De nouvelles modalités d’échanges ordonnateurs/comptables et des gains d’efficience pour les établissements publics de santé

La dématérialisation de la gestion comptable et financière entre les hôpitaux et leurs comptables publics a été initiée par une structure nationale partenariale (SNP). Celle-ci est animée par la direction générale des finances publiques (DGFiP) et comprend notamment parmi ses membres la direction générale de l’offre de soins (DGOS), la fédération hospitalière de France (FHF) ainsi que la cour des comptes en tant que juge financier.

C’est sous son égide que différents projets portés par la DGOS et la DGFiP sont actuellement menés pour étendre progressivement ce processus de dématérialisation au sein des hôpitaux.

 

Des échanges simplifiés entre l’hôpital et son comptable public : le projet PES V2

Parmi les projets en cours : la mise en place du protocole d’échange standard (PES V2), avec en ligne de mire la dématérialisation de bout en bout des échanges entre l’hôpital et son comptable sur l’ensemble des budgets, quelle que soit la nature de l’activité hospitalière concernée (soins, achat, paye…).

Il comporte 2 dispositifs : le protocole « aller » permettant de transmettre les pièces dématérialisées de l’hôpital vers son comptable et un protocole « retour » permettant d’informer l’hôpital des actions menées par son comptable, notamment en matière de recouvrement (actions précontentieuses et contentieuses, avancement des échéanciers de paiement, suspension des poursuites).

Le protocole PES V2 " aller "

Depuis le 1er janvier 2015, le protocole PES V2 « aller » est généralisé à tous les hôpitaux sur les secteurs médecine chirurgie obstétrique (MCO), soins de suite et de réadaptation (SSR) et psychiatrie.

Concrètement, la généralisation du PES V2 « aller » permet :

- l’enrichissement des données comptables
- la dématérialisation des pièces comptables – titres de recette, mandats de dépense et bordereaux journaliers qui les récapitulent – transmises par l’hôpital à son comptable public
- un transport des pièces justificatives dématérialisées : factures, marchés publics, états de paie, etc.
- un transport de la signature électronique des bordereaux de dépense et de recette (la signature électronique des flux PES V2 emporte la dématérialisation des bordereaux de titres et de mandats)

Le protocole PES V2 " retour "

Le protocole PES V2 « retour », pour le domaine de la dépense, est mis en œuvre depuis 2015. Quant au domaine de la recette, le protocole est actuellement en phase de « spécifications » pour une généralisation progressive dans les hôpitaux à compter de 2017.

La dématérialisation à l’hôpital avance : la CM-SI propose un standard d’échange (APEC Editeurs) dans le domaine comptable entre logiciels recettes & dépenses dans le cadre de PESV2.

Ce document, issu d’une initiative des éditeurs publics et privés s’appuie sur les travaux de standardisation menés depuis janvier 2015 avec le soutien de la Mission Nationale de Dématérialisation de la DGFIP.

L’objectif de ce document de référence est de donner un cadre standardisé aux échanges liés au traitement des Annulations de Titres sur Exercice Clos (ATEC) dans le périmètre du protocole PESV2.

pdf Protocole PESV2 - Guide d’implémentation - Standard d’échanges ATEC (...) Téléchargement (772.5 ko)

 

Des objectifs pour moderniser les procédures

Le protocole permettra :

- de générer des gains d’efficience (simplification et accélération des processus, diminution des coûts de gestion)
- de faciliter les échanges d’information entre l’hôpital et le comptable public par le biais d’un vecteur unique
- une meilleures qualité comptable, une auditabilité et une traçabilité renforcées (enrichissement des données échangées entre l’hôpital et le comptable public, réduction des risques de rejet, garantie d’exhaustivité des données échangées via le PES, ….)
- de répondre aux problématiques actuelles de développement durable avec l’objectif fort « zéro papier ».

Le PES V2 remplace les protocoles informatiques d’échange de données électroniques – INDIGO, MAIDEP, HTITRE, HMANDAT, HBUDGET… – existants. Il réalise la synthèse des données diffusées par les différents protocoles existants en les enrichissant et élargit le périmètre des échanges en couvrant de nouveaux domaines fonctionnels.

pdf Présentation de la journée du 16 juin 2014 Téléchargement (1 Mo)

 

La facturation électronique, une échéance à préparer sans tarder

Autre projet à préparer sans tarder l’obligation faite aux entreprises de transmettre des factures dématérialisées aux hôpitaux à compter du 1er janvier 2017. A cette date, les établissements devront être en capacité de recevoir et de traiter les factures électroniques émises par leurs fournisseurs. La facturation électronique sera mise en œuvre de façon progressive jusqu’en 2020 : à compter de cette date, 17 millions de factures dématérialisées seront reçues annuellement par les hôpitaux.

L’obligation de facturation électronique au 1er janvier 2017 s’impose également aux établissements publics de santé, eux-mêmes émetteurs de factures à destination de la sphère publique.
La mise en place de la facturation électronique, en lien avec le programme PHARE sur les achats hospitaliers, est une 1ère étape vers la dématérialisation complète de la chaîne achats-approvisionnements et l’optimisation des circuits d’approvisionnements (automatisation du traitement de la facture, dématérialisation des pièces justificatives de marchés, …)

 

Un guide méthodologique pour accompagner les acteurs

Un guide sur le PESV2 a été élaboré conjointement entre 2013 et 2014 entre des représentants d’hôpitaux, de leurs comptables, de la DGOS, de la DGFiP et de la FHF.

Ce guide a vocation à accompagner les hôpitaux dans la conduite du projet de déploiement du PES V2 et de dématérialisation des pièces comptables et justificatives. Il précise :

- les pré-requis et les travaux préparatoires à conduire en amont du déploiement du PES V2
- les bonnes pratiques de gestion du projet de dématérialisation : désignation d’un chef de projet, cadrage du périmètre et du calendrier des travaux, liste des acteurs du projet, par exemple
- les activités du projet de dématérialisation et les étapes à respecter.

Ce guide est structuré sous forme de fiches précisant les modalités opérationnelles de mise en œuvre du projet PESV2 et de fiches à destination des comptables des hôpitaux ainsi que des annexes contenant des documents types pouvant être repris par les hôpitaux dans le cadre de leur mise en œuvre du PESV2 et des retours d’expérience d’établissements ayant déjà mis en place ce projet.

pdf Fiches " conduite de projet " Téléchargement (2.3 Mo)
pdf Fiches " comptable domaine dépense " Téléchargement (1.5 Mo)
pdf Fiches " comptable domaine recette " Téléchargement (1.3 Mo)
pdf Fiches " comptable domaine transverse " Téléchargement (2.5 Mo)

 

Un cadre juridique pour le déploiement du dispositif

Une instruction interministérielle du 30 mai 2014 présente notamment :

- le dispositif PES V2 et son calendrier de déploiement
- les conditions d’entrée des hôpitaux dans le dispositif PES V2, notamment concernant la « certification PESV2 » de leurs éditeurs de logiciels financiers et comptables par la DGFiP et les actions préparatoires à mener dans les établissements
- l’organisation du déploiement et, dans ce cadre, les rôles respectifs des hôpitaux, de leurs éditeurs de logiciels financiers et comptables et de leurs comptables
- les modalités informatiques de la dématérialisation de la gestion comptable et financière des hôpitaux
- le plan d’accompagnement des hôpitaux et des comptables mis en œuvre par la DGOS et la DGFiP
- les outils mis à disposition pour faciliter le déploiement de PES V2 et les contacts utiles.

 

Les autres projets de dématérialisation de la chaîne de recette et de dépense

Parmi les autres projets en cours et à venir dans le domaine de la dématérialisation de la chaîne de recette et de dépense :

- la dématérialisation des factures fournisseurs
- les titres payables par internet (TIPI)
- l’offre d’archivage électronique des pièces comptables et justificatives ATLAS
- le dispositif d’édition des Avis de sommes à payer (ASAP)
- l’espace numérique sécurisé unifié (ENSU).

Au-delà des solutions mises en œuvre dans le cadre des échanges entre ordonnateurs et comptables dans le cadre du PES V2, la réflexion sur la dématérialisation englobe l’ensemble des établissements de santé. Les structures privées seront donc associées aux travaux le moment venu.

 

Les liens utiles

Le dossier internet de la DGFiP dédié à la dématérialisation de la chaîne comptable et financière

Le dossier internet du ministère consacré au projet FIDES

 

Pour toute question, contactez la boite aux lettres dédiée :

dgos-demat-depense-recette[@]sante.gouv.fr
ou
bureau.cl2c-demat-pes[@]dgfip.finances.gouv.fr

 


Source :
Direction générale de l’offre de soins (DGOS)
Sous-direction du pilotage de la performance des acteurs de l’offre de soins (PF)
Bureau de l’efficience des établissements de santé publics et privés (PF1)
14 avenue Duquesne - 75350 Paris 07 SP

Courriel : DGOS-PF1[@]sante.gouv.fr